Gepi

h1. Initialisation de l'année à partir des XML de Sconet et STS

Pour avoir le moins de travail d'ajustement possible, il faut attendre que l'EDT soit remonté vers STS.

Si on ne peut pas attendre cette remontée, parce qu'on utilise par exemple le module absences ou cahier de textes, il faut créer les enseignements manuellement.

La procédure d'initialisation est la suivante (au début la récup des XML):

* De Sconet, on récupère trois fichiers XML:

Demandez gentiment à votre secrétaire de se rendre dans 'Sconet/Accès Base élèves mode normal/Exploitation/Exports standard/Exports XML génériques' pour récupérer les fichiers [[ElevesAvecAdresses]].xml, Nomenclature.xml et [[ResponsablesAvecAdresses]].xml.

* De STS, on récupère un fichier XML (après remontée de l'EDT):

Demandez gentiment à votre secrétaire d'accéder à STS-web et d'effectuer 'Mise à jour/Exports/Emplois du temps'.

* Accédez en admin dans Gepi à:

>	Gestion générale/Initialisation des données à partir de fichiers XML

Si vous n'avez pas archivé l'année précédente, commencez par effectuer cet [[Archivage_fin_annee|archivage]].

Il convient ensuite de suivre les étapes les unes après les autres.

>	Procéder à la première phase

	Procéder à la deuxième phase

	Procéder à la troisième phase

	...

h2. Initialisation après remontée de l'Emploi du temps vers STS

C'est la solution la plus simple.

Fournir les fichiers XML quand ils sont réclamés et laisser dérouler en tenant tout de même compte des quelques points mentionnés plus bas au paragraphe *Quelques points délicats*.

h2. Initialisation sans remontée de l'Emploi du temps vers STS

On récupère comme mentionné plus haut dans Sconet les fichiers ElevesSansAdresses.xml, Nomenclature.xml et ResponsablesAvecAdresses.xml

Et on récupère dans STS/Mise à jour le fichier Emploi du temps sts_emp_RNE_ANNEE.xml

Ce fichier contient les profs de l'année qui commence, les matières, mais pas encore les enseignements quand l'EDT n'est pas remonté vers STS.

On n'utilisera le fichier que pour créer les professeurs et les matières, et rien de plus si l'EDT n'est pas remonté vers STS.

Remarque: Il est possible d'effectuer plusieurs remontées vers STS:

* une première en élaguant l'emploi du temps pour ce qui concerne les 

incertitudes de début d'année (quitte à créer à la main ensuite dans gepi les 

quelques cours/profs,... sur lesquels on avait un problème de remontée)

Cette remontée permet d'éviter de créer tous les enseignements à la main (ce qui est passablement rébarbatif (plus probablement que l'élagage nécessaire pour une première remontée vers STS)).

* une deuxième plus précise pour les VS.

Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas faire cette première remontée, il faudra créer les enseignements à la main.

En voici les étapes:

* Suivre les 4 premières phases en fournissant les XML lorsqu'ils sont réclamés, puis

*Ne pas cliquer sur le lien*

	*Procéder à la cinquième phase d'initialisation*

Ce lien supprime les associations professeurs/matières (en général, un professeur ne change pas trop de matières enseignées d'une année sur l'autre).

Au-delà, notre fichier sts_emp_RNE_ANNEE.xml ne convient plus si l'EDT n'est pas remonté vers STS.

Quitter l'initialisation en cliquant sur le lien *Accueil* et passer au paragraphe "Assocation des matières et des professeurs" ci-dessous.

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Assocation des matières et des professeurs:

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Les nouveaux professeurs ont été créés lors de l'initialisation ci-dessus.

Il reste à associer les professeurs avec les matières.

En admin, accéder à

	Gestion des bases/Comptes d'utilisateurs/Personnels de l'établissement/Associer les matières aux professeurs

Cocher les matières appropriées pour les professeurs et valider (bouton en bas de page).

On peut aussi faire les associations professeurs/matières, professeur par professeur:

	Gestion des bases/Comptes d'utilisateurs/Personnels de l'établissement/<Nom du professeur>

mais c'est plus laborieux.

NOTE:

Si l'on fait attention à ne pas aller trop loin:

Ne pas cliquer sur

	Procéder à la cinquième phase d'initialisation

lors de l'initialisation après la création des professeurs, pour ne pas perdre les associations professeurs/matières de l'année précédente.

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Création des enseignements:

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En admin, accéder à:

	Gestion des bases/Gestion des classes/<classe> [config.simplifiée]/Ajouter des enseignements

pour créer par lots tous les Enseignements en cochant les matières dispensées dans la classe et en associant un professeur.

Valider en bas de page.

Il est possible par la suite de ré-éditer ces enseignements pour ajouter un ou des professeurs à l'enseignement, et associer une autre ou d'autres classes à l'enseignement.

Lors de la création d'un enseignement, tous les élèves de la classe sont par défaut inscrits dans l'enseignement.

Il faut passer en revue les enseignements optionnels pour décocher les élèves qui ne suivent pas l'enseignement:

	Gestion des bases/Gestion des classes/<classe> Enseignements/<Enseignement> Eleves (XX-XX-XX)

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Créer un groupe à cheval sur plusieurs classes

ou avec plusieurs professeurs:

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En admin:

	Gestion des bases/Gestion des classes/<Une des classes du groupe>Enseignements

Puis en haut à droite, créer un enseignement de Latin en précisant qu'il concerne plusieurs classes (bouton radio).

Valider.

Préciser le nom du groupe,... cocher les classes et le(s) prof(s).

Cliquer ensuite sur le lien

	Eleves (24-24-24)

pour cocher/décocher les élèves qui doivent suivre ou non l'enseignement.

Note:

On peut aussi avoir créé l'enseignement comme rattaché à une seule classe (via le lien [config.simplifiée]) et modifier l'enseignement en cliquant sur le nom de l'enseignement (première colonne) dans:

	Gestion des bases/Gestion des classes/<Classe> Enseignements

Là, on peut sélectionner/cocher d'autres classes et professeurs.

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Fusionner des enseignements:

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Dans le cas où on a créé des enseignements dans deux classes alors qu'il s'agissait d'un même enseignement regroupant les deux classes, il est possible de fusionner les deux enseignements:

	Gestion des bases/Gestion des classes/<Une des classes du groupe>Enseignements

Cliquer sur le nom de l'enseignement, puis cliquer sur le lien

	Fusionner le groupe avec un ou des groupes existants

Choisir le groupe...

L'intérêt c'est que si la sélection des élèves a été faite dans les deux groupes, on n'aura pas à refaire la sélection après fusion.

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Associer un professeur principal:

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Une fois les enseignements créés (avec professeurs associés), il est possible de sélectionner un professeur principal parmi les professeurs de la classe.

On peut sélectionner Elève par élève le professeur principal dans le tableau:

	Gestion des bases/Gestion des classes/<classe> Eleves

mais plus simplement, pour toute la classe:

	Gestion des bases/Gestion des classes/<classe> Eleves/Professeur principal : saisie rapide

Choisir le nombre de professeurs principaux dans la classe (1 seul en général), puis sélectionner le professeur et valider, et enfin cliquer sur Enregistrer.

Passer à la classe suivante.

h2. Quelques points délicats

Il y a quelques points délicats:

* Sur le XML de STS lors de la génération des CSV, il peut être commode de choisir aaaammjj pour le mot de passe

* Lors de l'import des profs (4ème phase), si l'authentification est autonome, penser à adapter aux types de login utilisés dans l'académie. 

Cocher par exemple

>	nomp (tronqué à 8 caractères)

si c'est le type de login de messagerie utilisé dans l'académie pour éviter de multiplier les logins à mémoriser et Non pour le CAS/LDAP.

* Lors de la fin de la phase 6 avant la phase de nettoyage, ouvrir dans un autre onglet le lien sauvegarde de la base.

Et ensuite cliquer sur procéder au nettoyage.

** L'intérêt:

On voit quels profs, matières,... seraient supprimées.

Il faut relever cette partie, cela permet de savoir quelles infos peuvent être manquantes.

Pour ces profs/matières, il faudra faire la gestion à la main.

(en général, aucun prof n'est supprimé, par contre des matières comme IDD, Vie Scolaire,... ont tendance à dégager)

** Restaurer la sauvegarde: Gestion générale/Sauvegarde et restauration.

Et ne pas refaire le nettoyage (pas pour le moment).

** Si des profs avaient été supprimés, accéder à

	*Gestion des bases/Gestion des comptes utilisateurs/Personnels étab*

Cliquer sur chaque prof qui avait été supprimé,

lui affecter ses matières (une par une),

et le remettre 'actif'.

** Puis, pour traiter les groupes éventuellement manquants (comme Vie scolaire), accéder à

	*Gestion des bases/Gestion des classes/_ligne classe_/Enseignements*

En haut à droite, choisir la matière et préciser si le groupe est à cheval sur plusieurs classes et valider...

... de retour à la gestion des classes, cliquer sur Eleves (0/0/0) pour mettre les élèves dans le groupe nouvellement créé.

** Si des groupes ont été mal détectés.

Ex.: un groupe de Latin qui a été créé plusieurs fois (une fois par classe concernée) alors qu'il s'agit d'un regroupement.

Cliquer sur le nom du groupe pour une des classes, cliquer sur

	sélectionner plusieurs classes

puis cocher les classes et valider.

Cliquer ensuite sur "Elèves inscrits" pour ajouter les élèves appropriés des autres classes au groupe.

Enfin supprimer le groupe initial dans les autres classes 

(qui à ce stade ont deux groupes de latin: l'un partagé avec d'autres classes et un qui n'est associé qu'à la classe)

** Il peut arriver que lors de l'initialisation un enseignement de LATIN soit créé deux fois pour une classe de 3A et une classe de 3B alors qu'il devrait s'agir d'un seul enseignement.

Il faut alors fusionner les groupes:

	*Gestion des bases/Gestion des classes/<Une des classes> Enseignements/<Nom de l'enseignement>*

Cliquer ensuite sur

	*Fusionner le groupe avec un ou des groupes existants*

L'opération doit être réalisée avant que le professeur ait saisi des notes,... dans l'enseignement.

Si vous n'avez pas le temps de contrôler ces groupes, prêchez la parole suivante à vos professeurs:

	"*Si ils constatent des anomalies de ce genre, ne pas mettre de note et contacter l'administrateur pour qu'il fasse les corrections.*"

Remarques:

* Si un professeur au moment de saisir des notes s'aperçoit qu'il a des élèves qui ne devrait pas être dans le groupe, il ne faut pas saisir de note ni quoi que ce soit pour l'élève.

Tant qu'un élève n'a pas de note dans un groupe, il est facile de le supprimer du groupe.

Quand il a déjà des notes, c'est plus compliqué.

Du coup, effet de bord, le changement de classe en cours de trimestre, représente plus de travail.

* On peut changer les noms des groupes... ce qui apparaitra sur le bulletin, c'est le nom de matière, pas le nom de groupe.

On a intérêt à donner des noms différents (aujourd'hui j'ai modifié trois groupes qui s'appelaient tous les trois Anglais LV1 sur une même classe; ils sont devenus Anglais LV1 (A), Anglais LV1 (C) et Anglais LV1 (L)).

* Toute cette partie ajustements, je ne pourrai pas la faire à distance;o).

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