Initialisation de l'année à partir des XML de Sconet et STS

Pour avoir le moins de travail d'ajustement possible, il faut attendre que l'EDT soit remonté vers STS.
Si on ne peut pas attendre cette remontée, parce qu'on utilise par exemple le module absences ou cahier de textes, il faut créer les enseignements manuellement.

La procédure d'initialisation est la suivante (au début la récup des XML):

  • De Sconet, on récupère trois fichiers XML:
    Demandez gentiment à votre secrétaire de se rendre dans 'Sconet/Accès Base élèves mode normal/Exploitation/Exports standard/Exports XML génériques' pour récupérer les fichiers ElevesAvecAdresses.xml, Nomenclature.xml et ResponsablesAvecAdresses.xml.
  • De STS, on récupère un fichier XML (après remontée de l'EDT):
    Demandez gentiment à votre secrétaire d'accéder à STS-web et d'effectuer 'Mise à jour/Exports/Emplois du temps'.
  • Accédez en admin dans Gepi à:

Gestion générale/Initialisation des données à partir de fichiers XML

Si vous n'avez pas archivé l'année précédente, commencez par effectuer cet archivage.

Il convient ensuite de suivre les étapes les unes après les autres.

Procéder à la première phase

Procéder à la deuxième phase
Procéder à la troisième phase
...

Initialisation après remontée de l'Emploi du temps vers STS

C'est la solution la plus simple.
Fournir les fichiers XML quand ils sont réclamés et laisser dérouler en tenant tout de même compte des quelques points mentionnés plus bas au paragraphe Quelques points délicats (notamment sur les formats de login pour les professeurs lors de l'import).

Initialisation sans remontée de l'Emploi du temps vers STS

On récupère comme mentionné plus haut dans Sconet les fichiers ElevesSansAdresses.xml, Nomenclature.xml et ResponsablesAvecAdresses.xml
Et on récupère dans STS/Mise à jour le fichier Emploi du temps sts_emp_RNE_ANNEE.xml
Ce fichier contient les profs de l'année qui commence, les matières, mais pas encore les enseignements quand l'EDT n'est pas remonté vers STS.
On n'utilisera le fichier que pour créer les professeurs et les matières, et rien de plus si l'EDT n'est pas remonté vers STS.

Remarque: Il est possible d'effectuer plusieurs remontées vers STS:
  • une première en élaguant l'emploi du temps pour ce qui concerne les
    incertitudes de début d'année (quitte à créer à la main ensuite dans gepi les
    quelques cours/profs,... sur lesquels on avait un problème de remontée
    )
    Cette remontée permet d'éviter de créer tous les enseignements à la main (ce qui est passablement rébarbatif (plus probablement que l'élagage nécessaire pour une première remontée vers STS)).
  • une deuxième plus précise pour les VS.

Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas faire cette première remontée, il faudra créer les enseignements à la main ou en exploitant d'autres fichiers en complément.
En voici les étapes:

  • Suivre les 4 premières phases en fournissant les XML lorsqu'ils sont réclamés, puis
    Ne pas cliquer précipitamment sur le lien
    Procéder à la cinquième phase d'initialisation
    Au-delà, notre fichier sts_emp_RNE_ANNEE.xml ne convient plus si l'EDT n'est pas remonté vers STS.
    Avec la version 1.5.5, des solutions alternatives de création des enseignements sont proposées:
    • Avec un export CSV d'*UnDeuxTemps*
      Se rendre dans le menu Recherche/Emploi du temps, valider la recherche, puis cliquer sur Exporter.
      Si l'export généré est au format TXT (séparateur tabulation), se rendre dans le menu Outils/Préférences pour choisir CSV plutôt que TXT pour l'export.
      Les champs du CSV sont :
      Jour;Heure;Div;Matière;Professeur;Salle;Groupe;Regroup;Eff;Mo;Freq;Aire;
    • Avec un export XML d'EDT d'IndexEducation (à partir de la version 1.6.2 (sortie en décembre 2012)), il est possible de générer un export CSV au format UnDeuxTemps. Cet export CSV peut alors être utilisé comme s'il provenait d'UDT.
      Pensez à activer le module Emploi du temps de Gepi (au moins pour les administrateurs) et rendez-vous dans ce module pour y effectuer la conversion du XML EDT en un CSV format UDT.
      A partir de la version 1.6.9, il n'est plus nécessaire de convertir le fichier EXP_COURS.xml en CSV
    • Une dernière solution simplifiant la démarche manuelle de création des enseignements:
      On y crée les enseignements par lots de matières et par lots de classes.
      Ne reste que l'association des enseignements des diverses classes avec les professeurs (un peu fastidieuse, mais on peut cocher un par un tous les professeurs d'une classe avant de valider et passer ensuite à la classe suivante).

Si vous préférez faire les associations matières/professeurs et créer les enseignements tout à la main:
Quittez l'initialisation en cliquant sur le lien Accueil et passez au paragraphe "Association des matières et des professeurs" ci-dessous.
Sachez cependant qu'alors vous devrez revoir enseignement par enseignement les compositions des groupes... alors que les trois procédures précédentes tiennent compte des options déclarées pour les élèves dans Sconet.

Initialisation sans remontée de l'Emploi du temps vers STS... ce qui reste à faire si on choisit la méthode "à la mano" plutôt qu'une des méthodes recommandées

Association des matières et des professeurs:

Les nouveaux professeurs ont été créés lors de l'initialisation ci-dessus.
Il reste à associer les professeurs avec les matières.
En admin, accéder à

Gestion des bases/Comptes d'utilisateurs/Personnels de l'établissement/Associer les matières aux professeurs

Cocher les matières appropriées pour les professeurs et valider (bouton en bas de page).

On peut aussi faire les associations professeurs/matières, professeur par professeur:

Gestion des bases/Comptes d'utilisateurs/Personnels de l'établissement/<Nom du professeur>

mais c'est plus laborieux.

NOTE:
Si l'on fait attention à ne pas aller trop loin:
Ne pas cliquer sur

Procéder à la cinquième phase d'initialisation

lors de l'initialisation après la création des professeurs, pour ne pas perdre les associations professeurs/matières de l'année précédente.

Création des enseignements:

En admin, accéder à:

Gestion des bases/Gestion des classes/<classe> [config.simplifiée]/Ajouter des enseignements

pour créer par lots tous les Enseignements en cochant les matières dispensées dans la classe et en associant un professeur.
Valider en bas de page.

Il est possible par la suite de ré-éditer ces enseignements pour ajouter un ou des professeurs à l'enseignement, et associer une autre ou d'autres classes à l'enseignement.

Lors de la création d'un enseignement, tous les élèves de la classe sont par défaut inscrits dans l'enseignement.
Il faut passer en revue les enseignements optionnels pour décocher les élèves qui ne suivent pas l'enseignement:

Gestion des bases/Gestion des classes/<classe> Enseignements/<Enseignement> Eleves (XX-XX-XX)

Créer un groupe à cheval sur plusieurs classes
ou avec plusieurs professeurs:

En admin:

Gestion des bases/Gestion des classes/<Une des classes du groupe>Enseignements

Puis en haut à droite, créer un enseignement de Latin en précisant qu'il concerne plusieurs classes (bouton radio).
Valider.
Préciser le nom du groupe,... cocher les classes et le(s) prof(s).
Cliquer ensuite sur le lien

Eleves (24-24-24)

pour cocher/décocher les élèves qui doivent suivre ou non l'enseignement.

Note:
On peut aussi avoir créé l'enseignement comme rattaché à une seule classe (via le lien [config.simplifiée]) et modifier l'enseignement en cliquant sur le nom de l'enseignement (première colonne) dans:

Gestion des bases/Gestion des classes/<Classe> Enseignements

Là, on peut sélectionner/cocher d'autres classes et professeurs.

Fusionner des enseignements:

Dans le cas où on a créé des enseignements dans deux classes alors qu'il s'agissait d'un même enseignement regroupant les deux classes, il est possible de fusionner les deux enseignements:

Gestion des bases/Gestion des classes/<Une des classes du groupe>Enseignements

Cliquer sur le nom de l'enseignement, puis cliquer sur le lien

Fusionner le groupe avec un ou des groupes existants

Choisir le groupe...
L'intérêt c'est que si la sélection des élèves a été faite dans les deux groupes, on n'aura pas à refaire la sélection après fusion.

Associer un professeur principal:

Une fois les enseignements créés (avec professeurs associés), il est possible de sélectionner un professeur principal parmi les professeurs de la classe.
On peut sélectionner Elève par élève le professeur principal dans le tableau:

Gestion des bases/Gestion des classes/<classe> Eleves

mais plus simplement, pour toute la classe:

Gestion des bases/Gestion des classes/<classe> Eleves/Professeur principal : saisie rapide

Choisir le nombre de professeurs principaux dans la classe (1 seul en général), puis sélectionner le professeur et valider, et enfin cliquer sur Enregistrer.
Passer à la classe suivante.

Quelques points délicats

Il y a quelques points délicats:

  • Sur le XML de STS lors de la génération des CSV, il peut être commode de choisir aaaammjj pour le mot de passe
  • Lors de l'import des profs (4ème phase), si l'authentification est autonome, penser à adapter aux types de login utilisés dans l'académie.
    Cocher par exemple

nomp (tronqué à 8 caractères)

si c'est le type de login de messagerie utilisé dans l'académie pour éviter de multiplier les logins à mémoriser et Non pour le CAS/LDAP.

  • Lors de la fin de la phase 6 avant la phase de nettoyage, ouvrir dans un autre onglet le lien sauvegarde de la base.
    Et ensuite cliquer sur procéder au nettoyage.
  • L'intérêt:
    On voit quels profs, matières,... seraient supprimées.
    Il faut relever cette partie, cela permet de savoir quelles infos peuvent être manquantes.
    Pour ces profs/matières, il faudra faire la gestion à la main.
    (en général, aucun prof n'est supprimé, par contre des matières comme IDD, Vie Scolaire,... ont tendance à dégager)
  • Restaurer la sauvegarde: Gestion générale/Sauvegarde et restauration.
    Et ne pas refaire le nettoyage (pas pour le moment).
  • Si des profs avaient été supprimés, accéder à
    Gestion des bases/Gestion des comptes utilisateurs/Personnels étab
    Cliquer sur chaque prof qui avait été supprimé,
    lui affecter ses matières (une par une),
    et le remettre 'actif'.
  • Puis, pour traiter les groupes éventuellement manquants (comme Vie scolaire), accéder à
    Gestion des bases/Gestion des classes/_ligne classe_/Enseignements
    En haut à droite, choisir la matière et préciser si le groupe est à cheval sur plusieurs classes et valider...
    ... de retour à la gestion des classes, cliquer sur Eleves (0/0/0) pour mettre les élèves dans le groupe nouvellement créé.
  • Si des groupes ont été mal détectés.
    Ex.: un groupe de Latin qui a été créé plusieurs fois (une fois par classe concernée) alors qu'il s'agit d'un regroupement.
    Cliquer sur le nom du groupe pour une des classes, cliquer sur
    sélectionner plusieurs classes
    puis cocher les classes et valider.
    Cliquer ensuite sur "Elèves inscrits" pour ajouter les élèves appropriés des autres classes au groupe.
    Enfin supprimer le groupe initial dans les autres classes
    (qui à ce stade ont deux groupes de latin: l'un partagé avec d'autres classes et un qui n'est associé qu'à la classe)
  • Il peut arriver que lors de l'initialisation un enseignement de LATIN soit créé deux fois pour une classe de 3A et une classe de 3B alors qu'il devrait s'agir d'un seul enseignement.
    Il faut alors fusionner les groupes:
    Gestion des bases/Gestion des classes/<Une des classes> Enseignements/<Nom de l'enseignement>
    Cliquer ensuite sur
    Fusionner le groupe avec un ou des groupes existants
    L'opération doit être réalisée avant que le professeur ait saisi des notes,... dans l'enseignement.
    Si vous n'avez pas le temps de contrôler ces groupes, prêchez la parole suivante à vos professeurs:
    "*Si ils constatent des anomalies de ce genre, ne pas mettre de note et contacter l'administrateur pour qu'il fasse les corrections.*"

Remarques:

  • Si un professeur au moment de saisir des notes s'aperçoit qu'il a des élèves qui ne devrait pas être dans le groupe, il ne faut pas saisir de note ni quoi que ce soit pour l'élève.
    Tant qu'un élève n'a pas de note dans un groupe, il est facile de le supprimer du groupe.
    Quand il a déjà des notes, c'est plus compliqué.
    Du coup, effet de bord, le changement de classe en cours de trimestre, représente plus de travail.
  • On peut changer les noms des groupes... ce qui apparaitra sur le bulletin, c'est le nom de matière, pas le nom de groupe.
    On a intérêt à donner des noms différents (aujourd'hui j'ai modifié trois groupes qui s'appelaient tous les trois Anglais LV1 sur une même classe; ils sont devenus Anglais LV1 (A), Anglais LV1 (C) et Anglais LV1 (L)).

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