Initialisation de l'année à partir des XML de Sconet et STS¶

Pour avoir le moins de travail d'ajustement possible, il faut attendre que l'EDT soit remonté vers STS.
Si on ne peut pas attendre cette remontée, parce qu'on utilise par exemple le module absences ou cahier de textes, il faut créer les enseignements manuellement.

La procédure d'initialisation est la suivante (au début la récup des XML):

• De Sconet, on récupère trois fichiers XML:
  Demandez gentiment à votre secrétaire de se rendre dans 'Sconet/Accès Base élèves mode normal/Exploitation/Exports standard/Exports XML génériques' pour récupérer les fichiers ElevesAvecAdresses.xml, Nomenclature.xml et ResponsablesAvecAdresses.xml.

• De STS, on récupère un fichier XML (après remontée de l'EDT):
  Demandez gentiment à votre secrétaire d'accéder à STS-web et d'effectuer 'Mise à jour/Exports/Emplois du temps'.

• Accédez en admin dans Gepi à:

Gestion générale/Initialisation des données à partir de fichiers XML

Si vous n'avez pas archivé l'année précédente, commencez par effectuer cet archivage.

Il convient ensuite de suivre les étapes les unes après les autres.

Procéder à la première phase

Procéder à la deuxième phase
Procéder à la troisième phase
...

Initialisation après remontée de l'Emploi du temps vers STS¶

C'est la solution la plus simple.
Fournir les fichiers XML quand ils sont réclamés et laisser dérouler en tenant tout de même compte des quelques points mentionnés plus bas au paragraphe Quelques points délicats.

Initialisation sans remontée de l'Emploi du temps vers STS¶

On récupère comme mentionné plus haut dans Sconet les fichiers ElevesSansAdresses.xml, Nomenclature.xml et ResponsablesAvecAdresses.xml
Et on récupère dans STS/Mise à jour le fichier Emploi du temps sts_emp_RNE_ANNEE.xml
Ce fichier contient les profs de l'année qui commence, les matières, mais pas encore les enseignements quand l'EDT n'est pas remonté vers STS.
On n'utilisera le fichier que pour créer les professeurs et les matières, et rien de plus si l'EDT n'est pas remonté vers STS.

Remarque: Il est possible d'effectuer plusieurs remontées vers STS:

• une première en élaguant l'emploi du temps pour ce qui concerne les
  incertitudes de début d'année (quitte à créer à la main ensuite dans gepi les
  quelques cours/profs,... sur lesquels on avait un problème de remontée)
  Cette remontée permet d'éviter de créer tous les enseignements à la main (ce qui est passablement rébarbatif (plus probablement que l'élagage nécessaire pour une première remontée vers STS)).
• une deuxième plus précise pour les VS.

Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas faire cette première remontée, il faudra créer les enseignements à la main.
En voici les étapes:

Quelques points délicats¶

Il y a quelques points délicats:

• Sur le XML de STS lors de la génération des CSV, il peut être commode de choisir aaaammjj pour le mot de passe

• Lors de l'import des profs (4ème phase), si l'authentification est autonome, penser à adapter aux types de login utilisés dans l'académie.
  Cocher par exemple

nomp (tronqué à 8 caractères)

si c'est le type de login de messagerie utilisé dans l'académie pour éviter de multiplier les logins à mémoriser et Non pour le CAS/LDAP.

• Lors de la fin de la phase 6 avant la phase de nettoyage, ouvrir dans un autre onglet le lien sauvegarde de la base.
  Et ensuite cliquer sur procéder au nettoyage.
  • L'intérêt:
    On voit quels profs, matières,... seraient supprimées.
    Il faut relever cette partie, cela permet de savoir quelles infos peuvent être manquantes.
    Pour ces profs/matières, il faudra faire la gestion à la main.
    (en général, aucun prof n'est supprimé, par contre des matières comme IDD, Vie Scolaire,... ont tendance à dégager)
  • Restaurer la sauvegarde: Gestion générale/Sauvegarde et restauration.
    Et ne pas refaire le nettoyage (pas pour le moment).
  • Si des profs avaient été supprimés, accéder à
    Gestion des bases/Gestion des comptes utilisateurs/Personnels étab
    Cliquer sur chaque prof qui avait été supprimé,
    lui affecter ses matières (une par une),
    et le remettre 'actif'.
  • Puis, pour traiter les groupes éventuellement manquants (comme Vie scolaire), accéder à
    Gestion des bases/Gestion des classes/_ligne classe_/Enseignements
    En haut à droite, choisir la matière et préciser si le groupe est à cheval sur plusieurs classes et valider...
    ... de retour à la gestion des classes, cliquer sur Eleves (0/0/0) pour mettre les élèves dans le groupe nouvellement créé.
  • Si des groupes ont été mal détectés.
    Ex.: un groupe de Latin qui a été créé plusieurs fois (une fois par classe concernée) alors qu'il s'agit d'un regroupement.
    Cliquer sur le nom du groupe pour une des classes, cliquer sur
    sélectionner plusieurs classes
    puis cocher les classes et valider.
    Cliquer ensuite sur "Elèves inscrits" pour ajouter les élèves appropriés des autres classes au groupe.
    Enfin supprimer le groupe initial dans les autres classes
    (qui à ce stade ont deux groupes de latin: l'un partagé avec d'autres classes et un qui n'est associé qu'à la classe)

Remarques:

• Si un professeur au moment de saisir des notes s'aperçoit qu'il a des élèves qui ne devrait pas être dans le groupe, il ne faut pas saisir de note ni quoi que ce soit pour l'élève.
  Tant qu'un élève n'a pas de note dans un groupe, il est facile de le supprimer du groupe.
  Quand il a déjà des notes, c'est plus compliqué.
  Du coup, effet de bord, le changement de classe en cours de trimestre, représente plus de travail.

• On peut changer les noms des groupes... ce qui apparaitra sur le bulletin, c'est le nom de matière, pas le nom de groupe.
  On a intérêt à donner des noms différents (aujourd'hui j'ai modifié trois groupes qui s'appelaient tous les trois Anglais LV1 sur une même classe; ils sont devenus Anglais LV1 (A), Anglais LV1 (C) et Anglais LV1 (L)).

• Toute cette partie ajustements, je ne pourrai pas la faire à distance;o).

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