Gepi

Initialisation de l'année à partir des XML en version 1.5.0

Pour avoir le moins de travail d'ajustement possible, il faut attendre que l'EDT soit remonté vers STS.

Si on ne peut pas attendre cette remontée, parce qu'on utilise par exemple le module absences ou cahier de textes, il faut créer les enseignements manuellement.

La procédure d'initialisation est la suivante (au début la récup des XML):

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De Sconet, on récupère trois fichiers XML:

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Demandez gentiment à votre secrétaire de se rendre dans 'Sconet/Accès Base élèves mode normal/Exploitation/Exports standard/Exports XML génériques' pour récupérer les fichiers ElevesAvecAdresses.xml, Nomenclature.xml et ResponsablesAvecAdresses.xml.

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De STS, on récupère un fichier XML (après remontée de l'EDT):

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Demandez gentiment à votre secrétaire d'accéder à STS-web et d'effectuer 'Mise à jour/Exports/Emplois du temps'.

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Accédez en admin dans Gepi à:

Gestion générale/Initialisation des données à partir de fichiers XML

Suivez le premier lien

"Générer les fichiers CSV à partir de l'export XML de STS"

Il permettra, en fournissant le XML de STS, d'obtenir les fichiers f_tmt.csv, f_wind.csv, f_men.csv et f_gpd.csv

Revenez à

Gestion générale/Initialisation des données à partir de fichiers XML

pour suivre le deuxième lien:

Générer les fichiers CSV à partir des exports XML de Sconet"

Il permettra, en fournissant les XML de Sconet, d'obtenir les fichiers eleves.csv, personnes.csv, responsables.csv, adresses.csv

Et ce sont ces fichiers CSV qu'il faudra fournir dans les liens

Procéder à la première phase

Procéder à la deuxième phase

Procéder à la troisième phase

...

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Il y a quelques points délicats:

- Sur le XML de STS lors de la génération des CSV, il peut être commode de choisir aaaammjj pour le mot de passe

- Lors de l'import des profs (4ème phase), penser à cocher

nomp (tronqué à 8 caractères)

comme le login de messagerie pour éviter de multiplier les logins

et Non pour le CAS/LDAP si l'authentification est autonome.

- Lors de la fin de la phase 6 avant la phase de nettoyage, ouvrir dans un autre onglet le lien sauvegarde de la base.

Et ensuite cliquer sur procéder au nettoyage.

L'intérêt:

On voit quels profs, matières,... seraient supprimées.

Il faut relever cette partie, cela permet de savoir quelles infos peuvent être manquantes.

Pour ces profs/matières, il faudra faire la gestion à la main.
(en général, aucun prof n'est supprimé, par contre des matières comme IDD, Vie Scolaire,... ont tendance à dégager)

Restaurer la sauvegarde: Gestion générale/Sauvegarde et restauration.

Et ne pas refaire le nettoyage (pas pour le moment).

Si des profs avaient été supprimés, accéder à

Gestion des bases/Gestion des comptes utilisateurs/Personnels étab

Cliquer sur chaque prof qui avait été supprimé,

lui affecter ses matières (une par une),

et le remettre 'actif'.

Puis, pour traiter les groupes éventuellement manquants (comme Vie scolaire), accéder à

Gestion des bases/Gestion des classes/<ligne classe>/Enseignements

En haut à droite, choisir la matière et préciser si le groupe est à cheval sur plusieurs classes et valider...

... de retour à la gestion des classes, cliquer sur Eleves (0/0/0) pour mettre les élèves dans le groupe nouvellement créé.

Si des groupes ont été mal détectés.

Ex.: un groupe de Latin qui a été créé plusieurs fois (une fois par classe concernée) alors qu'il s'agit d'un regroupement.

Cliquer sur le nom du groupe pour une des classes, cliquer sur

sélectionner plusieurs classes

puis cocher les classes et valider.

Cliquer ensuite sur "Elèves inscrits" pour ajouter les élèves appropriés des autres classes au groupe.

Enfin supprimer le groupe initial dans les autres classes (qui à ce stade ont deux groupes de latin: l'un partagé avec d'autres classes et un qui n'est associé qu'à la classe)

Remarques:

- Si un professeur au moment de saisir des notes s'aperçoit qu'il a des élèves qui ne devrait pas être dans le groupe, il ne faut pas saisir de note ni quoi que ce soit pour l'élève.

Tant qu'un élève n'a pas de note dans un groupe, il est facile de le supprimer du groupe.

Quand il a déjà des notes, c'est plus compliqué.

Du coup, effet de bord, le changement de classe en cours de trimestre, n'est pas commode.

- On peut changer les noms des groupes... ce qui apparaitra sur le bulletin, c'est le nom de matière, pas le nom de groupe.

On a intérêt à donner des noms différents (aujourd'hui j'ai modifié trois groupes qui s'appelaient tous les trois Anglais LV1 sur une même classe; ils sont devenus Anglais LV1 (A), Anglais LV1 (C) et Anglais LV1 (L)).

- Toute cette partie ajustements, je ne pourrai pas la faire à distance;o).

Remarque supplémentaire:

La future version 1.5.1 (trunk) simplifie l'initialisation (pas de CSV à générer, on bouine les XML directement) et un certain nombre de facilités sont ajoutées.