Archivage de fin d'année

Avant d'initialiser une nouvelle année, il est souhaitable de conserver une partie des données de l'année précédente (bulletins, cahiers de textes,...) de façon à pouvoir les consulter l'année suivante.

Les opérations à ne pas oublier sont regroupées dans une page accessible en compte administrateur:

Gestion générale/Changement d'année

La première partie de cette page concerne les opération des fin d'année.
La deuxième partie rappelle quelques éléments qu'il ne faut pas oublier de mettre à jour avec la nouvelle année qui commence.

Pour les archivages de fin d'année, il convient de parcourir les étapes de la première partie.
A la date où cet article est rédigé, il s'agit de:
  1. Sauvegarder la base : Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde sur un périphérique externe (à stocker au coffre par exemple)
    ...
  2. Éventuellement, faire un export des cahiers de textes et une sauvegarde des documents du Cahier de textes
    Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde sur un périphérique externe (à stocker au coffre par exemple)
    ...
  3. Archiver les cahiers de textes pour permettre aux professeurs une consultation depuis Gepi de leurs CDT passés.
    Chaque professeur pourra en préparant ses séances, comparer avec ce qu'il avait fait l'année précédente, se rendre compte d'un éventuel retard pris par rapport à l'année précédente,...
    ...
  4. Sauvegarder l'arborescence Gepi (par ftp, sftp,...) Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde sur un périphérique externe (à stocker au coffre par exemple)
    ...
  5. Conserver les données de l'année passée (bulletins) via le module Années antérieures.
    La version 1.6.1 apporte la possibilité de générer un bulletin PDF par élève avec une page par période dans le fichier.
    Vous récupérez ainsi autant de bulletins PDF que vous avez d'élèves.
    ...
  6. Si vous avez installé le plugin APB pour les Admissions Post Bac, un lien (en 1.6.1) vous mène à la partie archivage des résultats de première,...

Si vous utilisez une ancienne version de Gepi, les développeurs vous recommandent de mettre à jour, mais au cas où, voilà les opérations pour ceux qui voudraient réaliser les opérations sur une ancienne version.

Sur une ancienne version

- Après avoir clos toutes les périodes (avec un compte scolarité), effectuer
(avec un compte admin) une sauvegarde de la base (bouton en haut de la page
d'accueil).

- Pour pouvoir consulter l'an prochain, les bulletins de l'année précédente,
il faut archiver l'année qui vient de se terminer.

Pour cela, en admin, accéder à:

Gestion des modules/Années antérieures

Cocher

Activer le module Années antérieures

Et valider.

Ensuite, accéder à

Accueil/Années antérieures

Cliquer sur

Conservation des données de l'année qui se termine

Saisir un nom pour l'année. Par exemple 2008/2009.
Cocher toutes les classes et valider.
Patienter.
Une fois que toutes les classes ont été traitées vous pouvez effectuer une
nouvelle sauvegarde de la base.

Pour paramétrer l'accès aux données d'années antérieures selon les statuts,
consultez en admin la page Gestion générale/Droits d'accès pour définir qui a
le droit d'accéder aux données des années antérieures des élèves.

Note:

N'oubliez pas d'archiver aussi le cahier de textes.

Certains inspecteurs réclament parfois le CDT de l'année précédente.

Si vous utilisez le plugin Admission PostBac, il faut également procéder à un archivage des données dans le plugin.

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