Traitement notification » Historique » Version 65
Stéphane Leblond, 01/12/2011 15:11
1 | 63 | Stéphane Leblond | [[GuideUtilisateur|Retour au menu]] |
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3 | 1 | Stéphane Leblond | h1. Traitement et notification des absences saisies |
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5 | 39 | Stéphane Leblond | h2. Traitement |
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7 | 58 | Stéphane Leblond | Lorsqu'on se connecte à GEPI avec un compte CPE ou scolarité, on accède au module Abs2 en cliquant sur "Gestion des absences". On arrive alors sur l'onglet *Bilans*. Plusieurs "sous onglets" sont alors disponibles. |
8 | 30 | Stéphane Leblond | |
9 | 59 | Stéphane Leblond | Lorsque l'on souhaite traiter les absences au fur et à mesure de leurs saisies par les enseignants, on sélectionne l'onglet *Absence du jour* (ou encore *Liste des saisies* en utilisant les nombreux filtres à disposition en fonction des habitudes de l'établissement). |
10 | 1 | Stéphane Leblond | |
11 | 65 | Stéphane Leblond | _+Remarque : pour laisser le temps à la vie scolaire de traiter la saisie, l'affichage des saisies non encore traitées dans l'interface des parents est retardé de 4 |
12 | heures par rapport à la création._+ |
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14 | 60 | Stéphane Leblond | h3. Cas n°1 : l'élève est absent sur un seul créneau horaire |
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16 | 64 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/293/1abs.png! |
17 | 3 | Stéphane Leblond | |
18 | 6 | Stéphane Leblond | Ici nous avons deux choix : |
19 | 1 | Stéphane Leblond | |
20 | * Soit cliquer dans la case rouge pour se retrouver dans l'onglet *saisie* qui rappel toutes les caractéristiques de la saisie : |
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21 | 6 | Stéphane Leblond | |
22 | 64 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/294/1rappel_saisie.png! |
23 | 1 | Stéphane Leblond | |
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25 | 6 | Stéphane Leblond | On peut ici modifier les horaires d'absence ainsi que le traitement : c'est à dire changer le type d'absence en choisissant celui qui convient le mieux dans le menu déroulant. On peut également noter des commentaires et enregistrer les modifications. |
26 | 1 | Stéphane Leblond | |
27 | 25 | Stéphane Leblond | * Soit cliquer directement sur "créer un traitement" en bas de la page *absence du jour* |
28 | 7 | Stéphane Leblond | |
29 | 64 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/295/creer_traitement.png! |
30 | 6 | Stéphane Leblond | |
31 | 25 | Stéphane Leblond | On se retrouve dans l'onglet *traitement* comme-ci on avait cliqué en bas de l'onglet *saisie* sur le bouton "traiter la saisie". |
32 | 9 | Stéphane Leblond | |
33 | On peut ici : |
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35 | 37 | Stéphane Leblond | - _Ajouter une saisie_ (donc regrouper plusieurs saisies *d'un même élève* dans un même traitement). |
36 | 12 | Stéphane Leblond | - _Changer le type d'absence_ (comme dans saisie) |
37 | - _Donner un motif à l'absence_ (familiale, médicale, sportive ....) |
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38 | 41 | Stéphane Leblond | |
39 | 42 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/297/motifs.png! |
40 | 41 | Stéphane Leblond | |
41 | 39 | Stéphane Leblond | - _Mettre une justification_ (certificat médical, courrier familial ...) |
42 | 42 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/298/justification.png! |
43 | 40 | Stéphane Leblond | |
44 | *mais surtout faire une "nouvelle notification à la famille" (voir plus bas).* |
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46 | 60 | Stéphane Leblond | h3. Cas n°2 : l'élève est absent sur plusieurs créneaux horaires |
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48 | 1 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/296/2abs.png! |
49 | 40 | Stéphane Leblond | |
50 | Ici l'élève est absent sur deux créneaux horaires. Il suffit de cocher chacune des cases correspondant aux différents créneaux et de cliquer sur "créer un traitement". |
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52 | 64 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/295/creer_traitement.png! |
53 | 40 | Stéphane Leblond | |
54 | 1 | Stéphane Leblond | Les deux absences seront alors regroupées sur le même traitement et *+une seule notification sera alors générées pour ce traitement+*. Cette notification, comme dans le cas précédent, pourra être un SMS, un courrier électronique, un courrier postal ou une communication téléphonique. |
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56 | 61 | Stéphane Leblond | |
57 | 60 | Stéphane Leblond | h3. Traitement des erreurs de saisies |
58 | 1 | Stéphane Leblond | |
59 | 62 | Stéphane Leblond | Lorsqu'une absence a été traitée en *erreur de saisie* par "l'enseignant":http://www.sylogix.org/projects/gepi/wiki/Fond_de_salle#En-cas-derreur ou par un "CPE / assistant d'éducation":http://www.sylogix.org/projects/gepi/wiki/Saisie_cpe#En-cas-derreur-de-saisie, il faut supprimer le premier traitement d'absence (si un type a été saisi) et ne garder que le traitement *erreur de saisie* : |
60 | Dans l'onglet "liste des traitement" cliquer sur le numéro du traitement incriminé, puis à l'affichage de la page "traitement", cliquer sur "enlever" pour supprimer de ce traitement la saisie de trop. |
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62 | 60 | Stéphane Leblond | |
63 | h2. Extractions des traitements |
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64 | 55 | Stéphane Leblond | |
65 | 56 | Stéphane Leblond | Cette extraction est réalisable sur la page *liste des traitements* en cliquant sur le bouton *exporter au format ods*. L'export est réalisé *+sur la page affichée+*, donc si vous avez effectué des tris par date, élève etc ... ceux-ci seront pris en compte dans l'export réalisé. Vous aurez donc une feuille type "tableur" contenant tous les traitements souhaités que vous pourrez facilement imprimer |
66 | 55 | Stéphane Leblond | |
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68 | 9 | Stéphane Leblond | h2. Notifications |
69 | 1 | Stéphane Leblond | |
70 | 40 | Stéphane Leblond | En cliquant sur ce bouton, vous pouvez choisir : |
71 | 22 | Stéphane Leblond | |
72 | 21 | Stéphane Leblond | * Le type de notification !http://www.sylogix.org/attachments/299/types_notifications.png! |
73 | 22 | Stéphane Leblond | |
74 | 21 | Stéphane Leblond | - _par communication téléphonique_ : vous pouvez choisir un des numéros de téléphone renseigné par les responsables ou entrer vous-même un numéro. Un statut peut également être donné à cette action en fonction du résultat obtenu. |
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76 | 17 | Stéphane Leblond | - _par courrier électronique (email)_ : si le serveur hébergeant GEPI est correctement configuré et qu'une adresse mail est renseignée pour un responsable, le courrier électronique est immédiatement envoyé à la famille. Vous pouvez également entrer manuellement une adresse mail. Cliquez ensuite sur "générer la notification" et vous saurez immédiatement si le message a pu être envoyé ou non. |
77 | 20 | Stéphane Leblond | |
78 | - _par SMS_ : si un *abonnement est souscrit par votre établissement* et qu'un *numéro de portable est renseigné pour un responsable*, un SMS est immédiatement envoyé à la famille après avoir cliqué sur "générer la notification". |
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80 | 33 | Josselin Jacquard | - _par courrier postal (courrier)_ : vous pouvez choisir le responsable (et donc l'adresse) à qui le courrier sera envoyé. En cliquant sur "générer la notification", un document au format ODT ("OpenOffice":http://fr.openoffice.org/) peut être stocké et archivé sur votre ordinateur. Il est est nommé abs_notif_n°_de_notification.odt. Il vous suffit alors de l'imprimer. |
81 | 43 | Stéphane Leblond | |
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83 | 45 | Stéphane Leblond | Le statut *prêt à envoyer* de la notification peut aussi être choisi pour les courriers postaux et électroniques : |
84 | 43 | Stéphane Leblond | |
85 | 44 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/548/statuts_notifs_v2.png! |
86 | 1 | Stéphane Leblond | |
87 | 45 | Stéphane Leblond | Ce statut sert à générer "par lots" les notifications en fin de journée par exemple plutôt que de les faire élève par élève. |
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89 | h2. Génération par lots |
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91 | 54 | Stéphane Leblond | Lorsque plusieurs courriers (postaux et/ou électroniques) ont le statut *prêt à envoyer*, on peut tous les sélectionner en allant dans l'onglet *liste des notifications* comme le montre l'image ci-dessous : |
92 | 46 | Stéphane Leblond | |
93 | 47 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/549/pret_a_envoyer.png! |
94 | 46 | Stéphane Leblond | |
95 | 54 | Stéphane Leblond | L'action suivante consiste à générer les notifications sélectionnées dans un même lot en cliquant sur le bouton *action* et en sélectionnant *Générer la lot les notifications sélectionnées* |
96 | 1 | Stéphane Leblond | |
97 | !http://www.sylogix.org/attachments/551/generer_par_lot.png! |
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98 | 51 | Stéphane Leblond | |
99 | On se retrouve alors dans l'onglet envoi par lot : |
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100 | 52 | Stéphane Leblond | |
101 | 53 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/553/impression_lot.png! |
102 | 52 | Stéphane Leblond | |
103 | 54 | Stéphane Leblond | Il suffit alors de cliquer sur *Imprimer tous les courriers* pour générer un fichier au format odt contenant : |
104 | 52 | Stéphane Leblond | |
105 | * une page de garde récapitulative |
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106 | * une lettre de demande de justification d'absence par élève adressée au responsable légal. |
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107 | * une page "finale" indiquant la fin du lot |
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109 | 54 | Stéphane Leblond | On peut bien sur retirer n'importe quel courrier de cette impression par lot en cliquant sur *retirer du lot* |
110 | 1 | Stéphane Leblond | Ce fichier peut être conservé et retrouvé facilement car il est nommé "lot_abs_notif_date_numero_lot" |
111 | 63 | Stéphane Leblond | |
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113 | [[GuideUtilisateur|Retour au menu]] |