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Traitement et notification des absences saisies¶

Traitement¶

Lorsqu'on se connecte à GEPI avec un compte CPE ou scolarité, on accède au module Abs2 en cliquant sur "Gestion des absences". On arrive alors sur l'onglet Bilans. Cinq "sous onglets" sont alors disponibles :

• Tableau des appels : c'est la page affichée par défaut. Elle donne l'état des saisies d'absences sur le créneau horaire actuel. On peut bien-sûr changer le créneau.
• Absences du jour : ce tableau donne par défaut la liste des absents de la journée. On peut ici sélectionner chaque classe individuellement, faire une recherche par nom et changer la date pour obtenir les absences d'un autre jour.
• Bilan du jour : ce tableau récapitule, pour chaque classe, la liste des élèves absents ainsi que les créneaux horaires concernés. Le jour est modifiable.
• Extraction des saisies : vous pouvez ici obtenir la liste de toutes les saisies effectuées entre deux dates en choisissant une classe (ou toutes les classes) ou un élève particulier. On peut également choisir "tous les types d'absences" ou seulement celles qui "dégagent la responsabilité de l'établissement".
• Extraction des demi-journées : on peut ici choisir, classe par classe (ou pour toutes les classes) l'extraction entre deux dates du nombre de demi-journées d'absence totale, non justifiées et de retard.

Dans les deux cas "d'extractions" on peu générer un fichier type "tableur" au format ODS (OpenOffice) qui pourra être stocké et archivé sur votre ordinateur.

Lorsque l'on souhaite traiter les absences au fur et à mesure de leurs saisies par les enseignants, on sélectionne soit l'onglet "Absence du jour" ou encore "Liste des saisies" en utilisant les nombreux filtres à disposition en fonction des habitudes de l'établissement.

Cas n°1 : l'élève est absent sur un seul créneau horaire¶

Ici nous avons deux choix :

• Soit cliquer dans la case rouge pour se retrouver dans l'onglet saisie qui rappel toutes les caractéristiques de la saisie :

On peut ici modifier les horaires d'absence ainsi que le traitement : c'est à dire changer le type d'absence en choisissant celui qui convient le mieux dans le menu déroulant. On peut également noter des commentaires et enregistrer les modifications.

• Soit cliquer directement sur "créer un traitement" en bas de la page absence du jour

On se retrouve dans l'onglet traitement comme-ci on avait cliqué en bas de l'onglet saisie sur le bouton "traiter la saisie".

On peut ici :

- Ajouter une saisie (donc regrouper plusieurs saisies d'un même élève dans un même traitement).
- Changer le type d'absence (comme dans saisie)
- Donner un motif à l'absence (familiale, médicale, sportive ....)

- Mettre une justification (certificat médical, courrier familial ...)

mais surtout faire une "nouvelle notification à la famille" (voir plus bas).

Cas n°2 : l'élève est absent sur plusieurs créneaux horaires¶

Ici l'élève est absent sur deux créneaux horaires. Il suffit de cocher chacune des cases correspondant aux différents créneaux et de cliquer sur "créer un traitement".

Les deux absences seront alors regroupées sur le même traitement et une seule notification sera alors générées pour ce traitement. Cette notification, comme dans le cas précédent, pourra être un SMS, un courrier électronique, un courrier postal ou une communication téléphonique.

Notifications¶

En cliquant sur ce bouton, vous pouvez choisir :

• Le type de notification

- par communication téléphonique : vous pouvez choisir un des numéros de téléphone renseigné par les responsables ou entrer vous-même un numéro. Un statut peut également être donné à cette action en fonction du résultat obtenu.

- par courrier électronique (email) : si le serveur hébergeant GEPI est correctement configuré et qu'une adresse mail est renseignée pour un responsable, le courrier électronique est immédiatement envoyé à la famille. Vous pouvez également entrer manuellement une adresse mail. Cliquez ensuite sur "générer la notification" et vous saurez immédiatement si le message a pu être envoyé ou non.

- par SMS : si un abonnement est souscrit par votre établissement et qu'un numéro de portable est renseigné pour un responsable, un SMS est immédiatement envoyé à la famille après avoir cliqué sur "générer la notification".

- par courrier postal (courrier) : vous pouvez choisir le responsable (et donc l'adresse) à qui le courrier sera envoyé. En cliquant sur "générer la notification", un document au format ODT (OpenOffice) peut être stocké et archivé sur votre ordinateur. Il est est nommé abs_notif_n°_de_notification.odt. Il vous suffit alors de l'imprimer.

Le statut prêt à envoyer de la notification peut aussi être choisi pour les courriers postaux et électroniques :

Ce statut sert à générer "par lots" les notifications en fin de journée par exemple plutôt que de les faire élève par élève.

Génération par lots¶

Lorsque plusieurs courriers (postaux et/ou électroniques) ont le statut "*prêt à envoyer*", on peut tous les sélectionner en allant dans l'onglet "*liste des notifications*" comme le montre l'image ci-dessous :

L'action suivante consiste à générer les notifications sélectionnées dans un même lot en cliquant sur le bouton "*action*" et en sélectionnant "*Générer la lot les notifications sélectionnées*"

On se retrouve alors dans l'onglet envoi par lot :