Traitement notification » Historique » Version 58
Stéphane Leblond, 23/02/2011 11:06
1 | 34 | Josselin Jacquard | Revenir au guide utilisateur : http://www.sylogix.org/projects/gepi/wiki/GuideUtilisateur |
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2 | 35 | Josselin Jacquard | |
3 | 1 | Stéphane Leblond | h1. Traitement et notification des absences saisies |
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5 | 39 | Stéphane Leblond | h2. Traitement |
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7 | 58 | Stéphane Leblond | Lorsqu'on se connecte à GEPI avec un compte CPE ou scolarité, on accède au module Abs2 en cliquant sur "Gestion des absences". On arrive alors sur l'onglet *Bilans*. Plusieurs "sous onglets" sont alors disponibles. |
8 | 30 | Stéphane Leblond | |
9 | 58 | Stéphane Leblond | Lorsque l'on souhaite traiter les absences au fur et à mesure de leurs saisies par les enseignants, on sélectionne soit l'onglet "*Absence du jour*" ou encore "*Liste des saisies*" en utilisant les nombreux filtres à disposition en fonction des habitudes de l'établissement. |
10 | 1 | Stéphane Leblond | |
11 | 17 | Stéphane Leblond | h2. Cas n°1 : l'élève est absent sur un seul créneau horaire |
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13 | !https://www.sylogix.org/attachments/293/1abs.png! |
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14 | 3 | Stéphane Leblond | |
15 | 6 | Stéphane Leblond | Ici nous avons deux choix : |
16 | 1 | Stéphane Leblond | |
17 | 26 | Stéphane Leblond | * Soit cliquer dans la case rouge pour se retrouver dans l'onglet *saisie* qui rappel toutes les caractéristiques de la saisie : |
18 | 6 | Stéphane Leblond | |
19 | 4 | Stéphane Leblond | !https://www.sylogix.org/attachments/294/1rappel_saisie.png! |
20 | 1 | Stéphane Leblond | |
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22 | 6 | Stéphane Leblond | On peut ici modifier les horaires d'absence ainsi que le traitement : c'est à dire changer le type d'absence en choisissant celui qui convient le mieux dans le menu déroulant. On peut également noter des commentaires et enregistrer les modifications. |
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24 | 25 | Stéphane Leblond | * Soit cliquer directement sur "créer un traitement" en bas de la page *absence du jour* |
25 | 7 | Stéphane Leblond | |
26 | 8 | Stéphane Leblond | !https://www.sylogix.org/attachments/295/creer_traitement.png! |
27 | 6 | Stéphane Leblond | |
28 | 25 | Stéphane Leblond | On se retrouve dans l'onglet *traitement* comme-ci on avait cliqué en bas de l'onglet *saisie* sur le bouton "traiter la saisie". |
29 | 9 | Stéphane Leblond | |
30 | On peut ici : |
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32 | 37 | Stéphane Leblond | - _Ajouter une saisie_ (donc regrouper plusieurs saisies *d'un même élève* dans un même traitement). |
33 | 12 | Stéphane Leblond | - _Changer le type d'absence_ (comme dans saisie) |
34 | - _Donner un motif à l'absence_ (familiale, médicale, sportive ....) |
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35 | 41 | Stéphane Leblond | |
36 | 42 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/297/motifs.png! |
37 | 41 | Stéphane Leblond | |
38 | 39 | Stéphane Leblond | - _Mettre une justification_ (certificat médical, courrier familial ...) |
39 | 42 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/298/justification.png! |
40 | 40 | Stéphane Leblond | |
41 | *mais surtout faire une "nouvelle notification à la famille" (voir plus bas).* |
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43 | h2. Cas n°2 : l'élève est absent sur plusieurs créneaux horaires |
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45 | !http://www.sylogix.org/attachments/296/2abs.png! |
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47 | Ici l'élève est absent sur deux créneaux horaires. Il suffit de cocher chacune des cases correspondant aux différents créneaux et de cliquer sur "créer un traitement". |
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49 | !https://www.sylogix.org/attachments/295/creer_traitement.png! |
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51 | Les deux absences seront alors regroupées sur le même traitement et *+une seule notification sera alors générées pour ce traitement+*. Cette notification, comme dans le cas précédent, pourra être un SMS, un courrier électronique, un courrier postal ou une communication téléphonique. |
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53 | 55 | Stéphane Leblond | h3. Extractions des traitements |
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55 | 56 | Stéphane Leblond | Cette extraction est réalisable sur la page *liste des traitements* en cliquant sur le bouton *exporter au format ods*. L'export est réalisé *+sur la page affichée+*, donc si vous avez effectué des tris par date, élève etc ... ceux-ci seront pris en compte dans l'export réalisé. Vous aurez donc une feuille type "tableur" contenant tous les traitements souhaités que vous pourrez facilement imprimer |
56 | 55 | Stéphane Leblond | |
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58 | 9 | Stéphane Leblond | h2. Notifications |
59 | 1 | Stéphane Leblond | |
60 | 40 | Stéphane Leblond | En cliquant sur ce bouton, vous pouvez choisir : |
61 | 22 | Stéphane Leblond | |
62 | 21 | Stéphane Leblond | * Le type de notification !http://www.sylogix.org/attachments/299/types_notifications.png! |
63 | 22 | Stéphane Leblond | |
64 | 21 | Stéphane Leblond | - _par communication téléphonique_ : vous pouvez choisir un des numéros de téléphone renseigné par les responsables ou entrer vous-même un numéro. Un statut peut également être donné à cette action en fonction du résultat obtenu. |
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66 | 17 | Stéphane Leblond | - _par courrier électronique (email)_ : si le serveur hébergeant GEPI est correctement configuré et qu'une adresse mail est renseignée pour un responsable, le courrier électronique est immédiatement envoyé à la famille. Vous pouvez également entrer manuellement une adresse mail. Cliquez ensuite sur "générer la notification" et vous saurez immédiatement si le message a pu être envoyé ou non. |
67 | 20 | Stéphane Leblond | |
68 | - _par SMS_ : si un *abonnement est souscrit par votre établissement* et qu'un *numéro de portable est renseigné pour un responsable*, un SMS est immédiatement envoyé à la famille après avoir cliqué sur "générer la notification". |
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70 | 33 | Josselin Jacquard | - _par courrier postal (courrier)_ : vous pouvez choisir le responsable (et donc l'adresse) à qui le courrier sera envoyé. En cliquant sur "générer la notification", un document au format ODT ("OpenOffice":http://fr.openoffice.org/) peut être stocké et archivé sur votre ordinateur. Il est est nommé abs_notif_n°_de_notification.odt. Il vous suffit alors de l'imprimer. |
71 | 43 | Stéphane Leblond | |
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73 | 45 | Stéphane Leblond | Le statut *prêt à envoyer* de la notification peut aussi être choisi pour les courriers postaux et électroniques : |
74 | 43 | Stéphane Leblond | |
75 | 44 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/548/statuts_notifs_v2.png! |
76 | 1 | Stéphane Leblond | |
77 | 45 | Stéphane Leblond | Ce statut sert à générer "par lots" les notifications en fin de journée par exemple plutôt que de les faire élève par élève. |
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79 | h2. Génération par lots |
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81 | 54 | Stéphane Leblond | Lorsque plusieurs courriers (postaux et/ou électroniques) ont le statut *prêt à envoyer*, on peut tous les sélectionner en allant dans l'onglet *liste des notifications* comme le montre l'image ci-dessous : |
82 | 46 | Stéphane Leblond | |
83 | 47 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/549/pret_a_envoyer.png! |
84 | 46 | Stéphane Leblond | |
85 | 54 | Stéphane Leblond | L'action suivante consiste à générer les notifications sélectionnées dans un même lot en cliquant sur le bouton *action* et en sélectionnant *Générer la lot les notifications sélectionnées* |
86 | 1 | Stéphane Leblond | |
87 | !http://www.sylogix.org/attachments/551/generer_par_lot.png! |
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88 | 51 | Stéphane Leblond | |
89 | On se retrouve alors dans l'onglet envoi par lot : |
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90 | 52 | Stéphane Leblond | |
91 | 53 | Stéphane Leblond | !http://www.sylogix.org/attachments/553/impression_lot.png! |
92 | 52 | Stéphane Leblond | |
93 | 54 | Stéphane Leblond | Il suffit alors de cliquer sur *Imprimer tous les courriers* pour générer un fichier au format odt contenant : |
94 | 52 | Stéphane Leblond | |
95 | * une page de garde récapitulative |
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96 | * une lettre de demande de justification d'absence par élève adressée au responsable légal. |
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97 | * une page "finale" indiquant la fin du lot |
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99 | 54 | Stéphane Leblond | On peut bien sur retirer n'importe quel courrier de cette impression par lot en cliquant sur *retirer du lot* |
100 | 52 | Stéphane Leblond | Ce fichier peut être conservé et retrouvé facilement car il est nommé "lot_abs_notif_date_numero_lot" |