Init nouvelle année Eric-L » Historique » Version 1
Eric Lebrun, 05/09/2010 21:33
1 | 1 | Eric Lebrun | h3. Proposition d'initialisation, dans le cas où : |
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2 | * une année s'est déjà déroulée au complet, |
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3 | * structure et équipes pédagogiques n'ont que peu ou moyennement changé, |
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4 | * on souhaite conserver identifiant, login et mot de passe pour chaque élève montant, y compris futurs ou ex-doublons. |
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6 | h1. Gepi : préparer une nouvelle année scolaire |
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8 | h2. 1- archiver la base de l'année terminée |
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10 | _(il s'agit en fait de la dernière opération de l'année précédente, après clôture)_ |
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12 | Cette opération est indispensable pour permettre la consultation en ligne des années antérieures. |
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13 | |||
14 | * faire une sauvegarde |
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15 | <pre>admin : Accueil > [Lancer une sauvegarde de la base de données]</pre> |
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16 | * puis, dans l'ordre : |
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17 | <pre> |
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18 | admin : accueil > Années antérieures > |
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19 | a. Nettoyage des données d'élèves ayant quitté l'établissement |
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20 | b. Correction des INE non renseignés ou mal renseignés ... |
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21 | c. Conservation des données de l'année qui se termine |
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22 | d. Conservation des données des AIDs |
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23 | </pre> |
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24 | * faire une sauvegarde |
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25 | |||
26 | h2. 2- modifier l'année scolaire |
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28 | <pre>admin : accueil > Gestion générale > Configuration générale > Année scolaire</pre> |
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30 | * en profiter pour repasser tous les paramétrages... |
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32 | * faire une sauvegarde |
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33 | |||
34 | h2. 3- purger les données de l'année passée |
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36 | * directement avec phpmyadmin : |
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37 | <pre> |
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38 | phpmyadmin : acceuil > [base de données] (pour l'instant : ce0860035w_gepi) > |
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39 | - cocher les tables à vider, |
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40 | - puis, pour la sélection : [Vider] |
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41 | </pre> |
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42 | * les tables à vider : _(cette liste n'est valable que pour les modules que nous utilisons)_ |
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43 | |||
44 | * absences |
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45 | * aid, aid_appreciations |
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46 | * avis_conseil_classe |
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47 | * cn_cahier_notes, cn_conteneurs, cn_devoirs |
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48 | * cn_notes_conteneurs, cn_notes_devoirs |
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49 | * ct_devoirs_documents, ct_devoirs_entry |
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50 | * ct_documents, ct_entry, ct_private_entry |
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51 | * ct_sequences |
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52 | * ects_credits, ects_global_credits |
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53 | * inscription_items, inscription_j_login_items |
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54 | * j_aidcateg_utilisateurs, j_aid_eleves, j_aid_eleves_resp |
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55 | * j_aid_utilisateurs, j_aid_utilisateurs_gest |
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56 | * j_eleves_classes, j_eleves_cpe |
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57 | * j_eleves_groupes, j_eleves_professeurs |
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58 | * log |
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59 | * matieres_appreciations, matieres_appreciations_acces |
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60 | * matieres_appreciations_grp, matieres_appreciations_tempo |
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61 | * matieres_app_corrections |
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62 | * matieres_notes |
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63 | * synthese_app_classe |
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64 | * tempo, tempo2, tempo3, tempo_utilisateurs_resp |
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65 | * temp_ele_classe, temp_etab_import, temp_gep_import, temp_gep_import2 |
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66 | * temp_responsables2_import, temp_resp_adr_import, temp_resp_pers_import |
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67 | * tentatives_intrusion |
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68 | |||
69 | * pour info, les modules que nous utilisons : |
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70 | _(l'utilisation d'autres modules impliquerait le nettoyage d'autres tables)_ |
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71 | |||
72 | * Cahier de textes |
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73 | * Carnets de notes |
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74 | * Trombinoscope |
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75 | * Inscription |
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76 | * Flux rss |
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77 | * Statuts personnalisés |
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78 | * Années antérieures |
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79 | * Modèle OpenOffice |
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80 | * Saisie ECTS |
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81 | |||
82 | * faire une sauvegarde |
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84 | h2. 4. Mettre à jour la structure des classes : |
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86 | * créer/supprimer les classes (intitulés/désignations) : |
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87 | <pre>admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des classes</pre> |
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88 | |||
89 | * nota : pour les nouvelles classes, bien définir les trimestres/semestres : |
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90 | <pre>admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des classes > Périodes</pre> |
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91 | |||
92 | * puis, mettre à jour les équipes pédagogiques (profs/enseignements) : |
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93 | <pre>admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des classes > Enseignements</pre> |
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94 | |||
95 | * faire une sauvegarde |
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97 | h2. 5. construire, dans un tableur, un document de travail à trois feuilles : |
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98 | |||
99 | * a : "classes" : |
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100 | récupérer dans phpmyadmin une table de correspondance id_classe <> classe |
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101 | _(un export de la table "classes" suffit, en ne conservant que les champs id et classe)_ |
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102 | <pre> |
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103 | phpmyadmin : acceuil > ce0860035w_gepi > classes > exporter |
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104 | - csv, |
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105 | - Afficher les noms de champ en première ligne |
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106 | - Transmettre |
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107 | </pre> |
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108 | |||
109 | * b : "inscrits" : |
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110 | faire une extraction de Sconet ayant les champs : |
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111 | @nom_élève ; prénom_usuel ; classe ; numéro_interne (ex ELENOET)@ |
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112 | au même moment, récupérer les fichiers ExportXML_ElevesSansAdresses.zip et ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip |
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113 | |||
114 | * c : "montants" : |
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115 | récupérer le ficher élèves existants dans Gepi, par une extraction via phpmyuadmin de la tables eleves, avec les champs : |
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116 | @login ; elenoet ; nom ; prénom@ |
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117 | <pre>phpmyadmin : acceuil > ce0860035w_gepi > eleves > exporter</pre> |
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118 | |||
119 | * faire une sauvegarde |
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120 | |||
121 | h2. 6. créer les nouveaux élèves dans Gepi : |
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122 | |||
123 | * repérer les nouveaux dans la feuille "inscrits" avec la formule : |
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124 | <pre>=RECHERCHEV([cell N°interne];montants![col elenoet];1;FAUX)</pre> |
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125 | Cette formule est à placer dans une nouvelle colonne "nouveaux" de la feuille "inscrits", sur chaque ligne élève. |
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126 | [cell N°interne] doit désigner la cellule "N°interne" de l'élève ("D123" par ex.) ; |
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127 | [col elenoet] doit désigner la colonne "elenoet" de la feuille "montants" ("B:B" par ex.). |
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128 | |||
129 | * créer les nouveaux logins, avec la syntaxe nnnnnnn_p |
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130 | |||
131 | * Attention : faire la chasse aux accents !!! Supprimer espaces et tirets |
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132 | * tout nouveau doublon prend la syntaxe nnnnnnn_pi, |
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133 | où i est est incrémenté de 2 à 9, puis retour à 2 |
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134 | |||
135 | * préparer un fichier d'import pour phpmyadmin, |
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136 | _(fichier texte, une requête par ligne)_ |
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137 | avec, pour chaque nouvel élève, la requête : |
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138 | <pre>INSERT INTO `eleves` (`login`, `elenoet`) VALUES ('nnnnnnn_p', '12345');</pre> |
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139 | |||
140 | * après import dans phpmyadmin de tous les élèves, faire un tour dans Gepi, en gestion des élèves, et accepter l'opération de conversion proposée |
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141 | |||
142 | * faire une sauvegarde |
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143 | |||
144 | |||
145 | h2. 7. affecter les élèves dans leur classe : |
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146 | |||
147 | * dans le document de travail, et à l'aide de la table de correspondance "classes", |
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148 | préparer, pour chaque élève, 2 ou 3 requêtes comme : |
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149 | _(3 trimestres -> 3 requêtes, 2 semestres -> 2 requêtes : i valant 1 puis 2 puis 3)_ |
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150 | <pre>INSERT INTO `j_eleves_classes` (`login`, `id_classe`, `periode`) VALUES ('nnnnnnn_p', 'id', 'i');</pre> |
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151 | * importer, via phpmyadmin, le fichier texte comportant toutes les requêtes construites ci-dessus |
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152 | <pre>phpmyadmin : acceuil > ce0860035w_gepi > importer</pre> |
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153 | |||
154 | * faire une sauvegarde |
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155 | |||
156 | |||
157 | h2. 8. effectuer une mise à jour de Gepi d'après Sconet |
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158 | |||
159 | _(cela va compléter tous les renseignements manquants des élèves, et notamment leurs nom-prénom !)_ |
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160 | <pre>admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des élèves > Mettre à jour depuis Sconet</pre> |
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161 | * accepter la "Correction des ELE_ID" qui est proposée (un peu long, car ces corrections sont proposées 20 par 20) |
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162 | |||
163 | * refuser (ne pas cocher) la suppression des élèves partis : cette opération pourra se faire plus tard, lors d'une mise à jour Sconet de routine. |
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164 | Il peut arriver que des élèves "partis" reviennent dans le premier mois... ce serait dommage d'avoir supprimé leur compte et leurs données antérieures ! |
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165 | |||
166 | * faire une sauvegarde |
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167 | |||
168 | |||
169 | h2. 9. créer les comptes d'utilisateurs / élèves : |
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170 | |||
171 | <pre> |
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172 | admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des comptes d'accès des utilisateurs > |
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173 | Élèves > Ajouter de nouveaux comptes : |
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174 | - Authentification unique (SSO) |
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175 | </pre> |
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176 | |||
177 | * faire une sauvegarde |
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178 | |||
179 | |||
180 | h2. 10. affecter les élèves dans leurs enseignements : |
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181 | |||
182 | _(très fastidieux : il faut passer tous les enseignements un par un, et le cas échéant, respecter les options suivies par chaque élève)_ |
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183 | <pre> |
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184 | admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des classes > |
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185 | pour chaque classe : Enseignements > pour chaque enseignement : Elèves inscrits |
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186 | </pre> |
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187 | * à chaque fois que possible, utiliser "@Tout cocher@" |
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188 | |||
189 | * faire une sauvegarde |