Proposition d'initialisation, dans le cas où :
  • une année s'est déjà déroulée au complet,
  • structure et équipes pédagogiques n'ont que peu ou moyennement changé,
  • on souhaite conserver identifiant, login et mot de passe pour chaque élève montant, y compris futurs ou ex-doublons.

Gepi : préparer une nouvelle année scolaire

1- archiver la base de l'année terminée

(il s'agit en fait de la dernière opération de l'année précédente, après clôture)

Cette opération est indispensable pour permettre la consultation en ligne des années antérieures.

  • faire une sauvegarde
    admin : Accueil > [Lancer une sauvegarde de la base de données]
  • puis, dans l'ordre :
    admin : accueil > Années antérieures >
      a. Nettoyage des données d'élèves ayant quitté l'établissement
      b. Correction des INE non renseignés ou mal renseignés ...
      c. Conservation des données de l'année qui se termine
      d. Conservation des données des AIDs
    
  • faire une sauvegarde

2- modifier l'année scolaire

admin : accueil > Gestion générale > Configuration générale > Année scolaire
  • en profiter pour repasser tous les paramétrages...
  • faire une sauvegarde

3- purger les données de l'année passée

  • directement avec phpmyadmin :
    phpmyadmin : accueil > [base de données] (pour l'instant : ce0860035w_gepi) >
     - cocher les tables à vider,
     - puis, pour la sélection : [Vider]
    
  • les tables à vider : (cette liste n'est valable que pour les modules que nous utilisons)
    • absences
    • aid, aid_appreciations
    • avis_conseil_classe
    • cn_cahier_notes, cn_conteneurs, cn_devoirs
    • cn_notes_conteneurs, cn_notes_devoirs
    • ct_devoirs_documents, ct_devoirs_entry
    • ct_documents, ct_entry, ct_private_entry
    • ct_sequences
    • ects_credits, ects_global_credits
    • inscription_items, inscription_j_login_items
    • j_aidcateg_utilisateurs, j_aid_eleves, j_aid_eleves_resp
    • j_aid_utilisateurs, j_aid_utilisateurs_gest
    • j_eleves_classes, j_eleves_cpe
    • j_eleves_groupes, j_eleves_professeurs
    • log
    • matieres_appreciations, matieres_appreciations_acces
    • matieres_appreciations_grp, matieres_appreciations_tempo
    • matieres_app_corrections
    • matieres_notes
    • synthese_app_classe
    • tempo, tempo2, tempo3, tempo_utilisateurs_resp
    • temp_ele_classe, temp_etab_import, temp_gep_import, temp_gep_import2
    • temp_responsables2_import, temp_resp_adr_import, temp_resp_pers_import
    • tentatives_intrusion
  • pour info, les modules que nous utilisons :
    (l'utilisation d'autres modules impliquerait le nettoyage d'autres tables)
    • Cahier de textes
    • Carnets de notes
    • Trombinoscope
    • Inscription
    • Flux rss
    • Statuts personnalisés
    • Années antérieures
    • Modèle OpenOffice
    • Saisie ECTS
  • faire une sauvegarde

4. Mettre à jour la structure des classes :

  • créer/supprimer les classes (intitulés/désignations) :
    admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des classes
  • nota : pour les nouvelles classes, bien définir les trimestres/semestres :
    admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des classes > Périodes
  • puis, mettre à jour les équipes pédagogiques (profs/enseignements) :
    admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des classes > Enseignements
  • faire une sauvegarde

5. construire, dans un tableur, un document de travail à trois feuilles :

  • a : "classes" :
    récupérer dans phpmyadmin une table de correspondance id_classe <> classe
    (un export de la table "classes" suffit, en ne conservant que les champs id et classe)
    phpmyadmin : accueil > ce0860035w_gepi > classes > exporter
     - csv,
     - Afficher les noms de champ en première ligne
     - Transmettre
    
  • b : "inscrits" :
    faire une extraction de Sconet ayant les champs :
    nom_élève ; prénom_usuel ; classe ; numéro_interne (ex ELENOET)
    Sconet/base élèves : Exploitation > Extractions > Personnalisées > Nouvelle extraction :
    - Critères de sélection : scolarité actuelle : Situation = scolarisé,
    - Champs à afficher : Identification : Nom, prénom1, n°interne, scolarité : division
    - [voir le résultat], puis [exporter]
    

    au même moment, récupérer les fichiers ExportXML_ElevesSansAdresses.zip et ExportXML_ResponsablesAvecAdresses.zip
    Sconet/base élèves : Exploitation > Exports standards > Exports XML génériques >
    - Export Elèves sans adresse
    - Responsables avec adresse
    
  • c : "montants" :
    récupérer le ficher élèves existants dans Gepi, par une extraction via phpmyadmin de la tables eleves, avec les champs :
    login ; elenoet ; nom ; prénom
    phpmyadmin : accueil > ce0860035w_gepi > eleves > exporter
  • faire une sauvegarde

6. créer les nouveaux élèves dans Gepi :

  • repérer les nouveaux dans la feuille "inscrits" avec la formule :
    =RECHERCHEV([cell N°interne];montants![col elenoet];1;FAUX)

    Cette formule est à placer dans une nouvelle colonne "nouveaux" de la feuille "inscrits", sur chaque ligne élève.
    [cell N°interne] doit désigner la cellule "N°interne" de l'élève ("D123" par ex.) ;
    [col elenoet] doit désigner la colonne "elenoet" de la feuille "montants" ("B:B" par ex.).
  • créer les nouveaux logins, avec la syntaxe nnnnnnn_p
    • Attention : faire la chasse aux accents !!! Supprimer espaces et tirets
    • tout nouveau doublon prend la syntaxe nnnnnnn_pi,
      où i est est incrémenté de 2 à 9, puis retour à 2
  • préparer un fichier d'import pour phpmyadmin,
    (fichier texte, une requête par ligne)
    avec, pour chaque nouvel élève, la requête :
    INSERT INTO `eleves` (`login`, `elenoet`) VALUES ('nnnnnnn_p', '12345');
  • après import dans phpmyadmin de tous les élèves, faire un tour dans Gepi, en gestion des élèves, et accepter l'opération de conversion proposée
  • faire une sauvegarde

7. affecter les élèves dans leur classe :

  • dans le document de travail, et à l'aide de la table de correspondance "classes",
    préparer, pour chaque élève, 2 ou 3 requêtes comme :
    (3 trimestres -> 3 requêtes, 2 semestres -> 2 requêtes : i valant 1 puis 2 puis 3)
    INSERT INTO `j_eleves_classes` (`login`, `id_classe`, `periode`) VALUES ('nnnnnnn_p', 'id', 'i');
  • importer, via phpmyadmin, le fichier texte comportant toutes les requêtes construites ci-dessus
    phpmyadmin : acceuil > ce0860035w_gepi > importer
  • faire une sauvegarde

8. effectuer une mise à jour de Gepi d'après Sconet

(cela va compléter tous les renseignements manquants des élèves, et notamment leurs nom-prénom !)
admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des élèves > Mettre à jour depuis Sconet
  • accepter la "Correction des ELE_ID" qui est proposée (un peu long, car ces corrections sont proposées 20 par 20)
  • refuser (ne pas cocher) la suppression des élèves partis : cette opération pourra se faire plus tard, lors d'une mise à jour Sconet de routine.
    Il peut arriver que des élèves "partis" reviennent dans le premier mois... ce serait dommage d'avoir supprimé leur compte et leurs données antérieures !
  • faire une sauvegarde

9. créer les comptes d'utilisateurs / élèves :

admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des comptes d'accès des utilisateurs >
 Élèves > Ajouter de nouveaux comptes :
 - Authentification unique (SSO)
  • faire une sauvegarde

10. affecter les élèves dans leurs enseignements :

(très fastidieux : il faut passer tous les enseignements un par un, et le cas échéant, respecter les options suivies par chaque élève)
admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des classes > 
 pour chaque classe : Enseignements > pour chaque enseignement : Elèves inscrits
  • à chaque fois que possible, utiliser "Tout cocher"
  • faire une sauvegarde