Menu gestion des absences

Traitement et notification des absences saisies

Traitement

Lorsqu'on se connecte à GEPI avec un compte CPE ou scolarité, on accède au module Abs2 en cliquant sur "Gestion des absences". On arrive alors sur l'onglet Bilans. Plusieurs "sous onglets" sont alors disponibles.

Lorsque l'on souhaite traiter les absences au fur et à mesure de leurs saisies par les enseignants, on sélectionne l'onglet Absence du jour (ou encore Liste des saisies en utilisant les nombreux filtres à disposition en fonction des habitudes de l'établissement).

Remarque : pour laisser le temps à la vie scolaire de traiter la saisie, l'affichage des saisies non encore traitées, dans l'interface des parents, est retardé de 4 heures par rapport à la création.

Cas n°1 : l'élève est absent sur un seul créneau horaire

Ici nous avons deux choix :

  • Soit cliquer dans la case rouge pour se retrouver dans l'onglet saisie qui rappel toutes les caractéristiques de la saisie :

On peut ici modifier les horaires d'absence ainsi que le traitement : c'est à dire changer le type d'absence en choisissant celui qui convient le mieux dans le menu déroulant. On peut également noter des commentaires et enregistrer les modifications.

  • Soit cliquer directement sur "créer un traitement" en bas de la page absence du jour

On se retrouve dans l'onglet traitement comme-ci on avait cliqué en bas de l'onglet saisie sur le bouton "traiter la saisie".

On peut ici :

- Ajouter une saisie (donc regrouper plusieurs saisies d'un même élève dans un même traitement).
- Changer le type d'absence (comme dans saisie)
- Donner un motif à l'absence (familiale, médicale, sportive ....)

- Mettre une justification (certificat médical, courrier familial ...)

mais surtout faire une "nouvelle notification à la famille" (voir plus bas).

Cas n°2 : l'élève est absent sur plusieurs créneaux horaires

Ici l'élève est absent sur deux créneaux horaires. Il suffit de cocher chacune des cases correspondant aux différents créneaux et de cliquer sur "créer un traitement".

Les deux absences seront alors regroupées sur le même traitement et une seule notification sera alors générées pour ce traitement. Cette notification, comme dans le cas précédent, pourra être un SMS, un courrier électronique, un courrier postal ou une communication téléphonique.

Traitement des erreurs de saisies

Lorsqu'une absence a été traitée en erreur de saisie par l'enseignant ou par un CPE / assistant d'éducation, il faut supprimer le premier traitement d'absence (si un type a été saisi) et ne garder que le traitement erreur de saisie :
Dans l'onglet "liste des traitement" cliquer sur le numéro du traitement incriminé, puis à l'affichage de la page "traitement", cliquer sur "enlever" pour supprimer de ce traitement la saisie de trop.

Extractions des traitements

Cette extraction est réalisable sur la page liste des traitements en cliquant sur le bouton exporter au format ods. L'export est réalisé sur la page affichée, donc si vous avez effectué des tris par date, élève etc ... ceux-ci seront pris en compte dans l'export réalisé. Vous aurez donc une feuille type "tableur" contenant tous les traitements souhaités que vous pourrez facilement imprimer

Notifications

En cliquant sur ce bouton, vous pouvez choisir :

  • Le type de notification

- par communication téléphonique : vous pouvez choisir un des numéros de téléphone renseigné par les responsables ou entrer vous-même un numéro. Un statut peut également être donné à cette action en fonction du résultat obtenu.

- par courrier électronique (email) : si le serveur hébergeant GEPI est correctement configuré et qu'une adresse mail est renseignée pour un responsable, le courrier électronique est immédiatement envoyé à la famille. Vous pouvez également entrer manuellement une adresse mail. Cliquez ensuite sur "générer la notification" et vous saurez immédiatement si le message a pu être envoyé ou non.

- par SMS : si un abonnement est souscrit par votre établissement et qu'un numéro de portable est renseigné pour un responsable, un SMS est immédiatement envoyé à la famille après avoir cliqué sur "générer la notification".

- par courrier postal (courrier) : vous pouvez choisir le responsable (et donc l'adresse) à qui le courrier sera envoyé. En cliquant sur "générer la notification", un document au format ODT (OpenOffice) peut être stocké et archivé sur votre ordinateur. Il est est nommé abs_notif_n°_de_notification.odt. Il vous suffit alors de l'imprimer.

Le statut prêt à envoyer de la notification peut aussi être choisi pour les courriers postaux et électroniques :

Ce statut sert à générer "par lots" les notifications en fin de journée par exemple plutôt que de les faire élève par élève.

On peut également générer des notifications multiples pour les responsables 1 ou 2. En cliquant sur ce bouton, on génère une deuxième notification qui peut-être imprimée "par lot" en cliquant (en bas de page) sur Générer par lot toutes les notifications communes à ce traitement. Les deux parents recevront alors un courrier d'absence (postal) à leurs adresses respectives.

Génération par lots

Lorsque plusieurs courriers (postaux et/ou électroniques) ont le statut prêt à envoyer, on peut tous les sélectionner en allant dans l'onglet liste des notifications comme le montre l'image ci-dessous :

L'action suivante consiste à générer les notifications sélectionnées dans un même lot en cliquant sur le bouton action et en sélectionnant Générer la lot les notifications sélectionnées

On se retrouve alors dans l'onglet envoi par lot :

Il suffit alors de cliquer sur Imprimer tous les courriers pour générer un fichier au format odt contenant :

  • une page de garde récapitulative
  • une lettre de demande de justification d'absence par élève adressée au responsable légal.
  • une page "finale" indiquant la fin du lot

On peut bien sur retirer n'importe quel courrier de cette impression par lot en cliquant sur retirer du lot
Ce fichier peut être conservé et retrouvé facilement car il est nommé "lot_abs_notif_date_numero_lot"

Menu gestion des absences

1abs.png (15.6 KB) Stéphane Leblond, 07/24/2010 06:17 PM

1rappel_saisie.png (31.3 KB) Stéphane Leblond, 07/24/2010 06:20 PM

creer_traitement.png (2.82 KB) Stéphane Leblond, 07/24/2010 06:36 PM

2abs.png (17.2 KB) Stéphane Leblond, 07/24/2010 10:18 PM

motifs.png (2.48 KB) Stéphane Leblond, 07/25/2010 02:28 PM

justification.png (4.31 KB) Stéphane Leblond, 07/25/2010 02:28 PM

types_notifications.png (3.3 KB) Stéphane Leblond, 07/25/2010 02:34 PM

pret_a_envoyer.png (99.8 KB) Stéphane Leblond, 12/31/2010 11:34 AM

generer_par_lot.png (207 KB) Stéphane Leblond, 12/31/2010 11:47 AM

impression_lot.png (91 KB) Stéphane Leblond, 12/31/2010 12:01 PM