Traitement et notification des absences saisies¶

Lorsqu'on se connecte à GEPI avec un compte CPE, on accède au module Abs2 en cliquant sur "Gestion des absences". On arrive alors sur l'onglet "*Absences du jour*". Un tableau est disponible avec toutes les saisies qui ont été effectuées dans la journées.

Cas n°1 : l'élève est absent sur un seul créneau horaire¶

Ici nous avons deux choix :

• Soit cliquer dans la case rouge pour se retrouver dans l'onglet "saisie" qui rappel toutes les caractéristiques de la saisie :

On peut ici modifier les horaires d'absence ainsi que le traitement : c'est à dire changer le type d'absence en choisissant celui qui convient le mieux dans le menu déroulant. On peut également noter des commentaires et enregistrer les modifications.

• Soit cliquer directement sur "créer un traitement" en bas de la page "absence du jour"

On se retrouve dans l'onglet "traitement" comme-ci on avait cliqué en bas de l'onglet "saisie" sur le bouton "traiter la saisie".

On peut ici :

- Ajouter une saisie (donc regrouper plusieurs saisies dans un même traitement)
- Changer le type d'absence (comme dans saisie)
- Donner un motif à l'absence (familiale, médicale, sportive ....)
- Mettre une justification (certificat médical, courrier familial ...)

mais surtout faire une "nouvelle notification à la famille". En cliquant sur ce bouton, vous pouvez choisir :

• Le type de notification

- par communication téléphonique : vous pouvez choisir un des numéros de téléphone renseigné par les responsables ou entrer vous-même un numéro. Un statut peut également être donné à cette action en fonction du résultat obtenu.

- par courrier électronique : si le serveur hébergeant GEPI est correctement configuré et qu'une adresse mail est renseignée pour un responsable, le courrier électronique est immédiatement envoyé à la famille. Vous pouvez également entrer manuellement une adresse mail. Cliquez ensuite sur "générer la notification" et vous saurez immédiatement si le message a pu être envoyé ou non.

- par SMS : si un abonnement est souscrit par votre établissement et qu'un numéro de portable est renseigné pour un responsable, un SMS est immédiatement envoyé à la famille après avoir cliqué sur "générer la notification".

- par courrier postal : vous pouvez choisir le responsable (et donc l'adresse) à qui le courrier sera envoyé. En cliquant sur "générer la notification", un document au format ODT (OpenOffice) peut être enregistré sur votre ordinateur. Il est est nommé abs_notif_n°_de_notification.odt. Il vous suffit alors de l'imprimer.

• Le motif de l'absence

• La justification de l'absence

Cas n°2 : l'élève est absent sur plusieurs créneaux horaires¶

Ici l'élève est absent sur deux créneaux horaires. Il suffit de cocher chacune des cases correspondant aux différents créneaux et de cliquer sur "créer un traitement".

Les deux absences seront alors regroupées sur le même traitement et une seule notification sera alors générées pour ce traitement. Cette notification, comme dans le cas précédent, pourra être un SMS, un courrier électronique, un courrier postal ou une communication téléphonique.