Traitement et notification des absences saisies¶

Lorsqu'on se connecte à GEPI avec un compte CPE, on accède au module Abs2 en cliquant sur "Gestion des absences". On arrive alors sur l'onglet "*Absences du jour*". Un tableau est disponible avec toutes les saisies qui ont été effectuées dans la journées.

Cas n°1 : l'élève est absent sur un seul créneau horaire¶

Ici nous avons deux choix :

• Soit cliquer dans la case rouge pour se retrouver dans l'onglet "saisie" qui rappel toutes les caractéristiques de la saisie :

On peut ici modifier les horaires d'absence ainsi que le traitement : c'est à dire changer le type d'absence en choisissant celui qui convient le mieux dans le menu déroulant. On peut également noter des commentaires et enregistrer les modifications.

• Soit cliquer directement sur "créer un traitement" en bas de la page "absence du jour"

On se retrouve dans l'onglet "traitement" comme-ci on avait cliqué en bas de l'onglet "saisie" sur le bouton "traiter la saisie".

On peut ici :

- Ajouter une saisie (donc regrouper plusieurs saisies dans un même traitement)
- Changer le type d'absence (comme dans saisie)
- Donner un motif à l'absence (familiale, médicale, sportive ....)
- Mettre une justification (certificat médical, courrier familial ...)

mais surtout faire une "nouvelle notification à la famille". En cliquant sur ce bouton, vous pouvez choisir :

• Le type de notification

- par communication téléphonique : vous pouvez choisir un des numéros de téléphone renseigné par les responsables ou entrer vous-même un numéro. Un statut peut également être donné à cette action en fonction du résultat obtenu.
- par courrier électronique : si le serveur hébergeant GEPI est correctement configuré et qu'une adresse mail est renseignée pour un responsable, le courrier électronique est immédiatement envoyé à la famille. Vous pouvez également entrer manuellement une adresse mail. Cliquez ensuite sur "générer la notification" et vous saurez immédiatement si le message a pu être envoyé ou non.
- par SMS : si un abonnement est souscrit par votre établissement et qu'un numéro de portable est renseigné pour un responsable, un SMS est immédiatement envoyé à la famille après avoir cliqué sur "générer la notification".
- par courrier postal : vous pouvez choisir le responsable (et donc l'adresse) à qui le courrier sera envoyé. En cliquant sur "générer la notification", un document au format ODT (OpenOffice) peut être enregistré sur votre ordinateur. Il est est nommé abs_notif_n°_de_notification.odt. Il vous suffit alors de l'imprimer.