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Eric Lebrun, 01/24/2013 12:50 PM


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Remontée des bulletins vers Admission Post Bac

Le plugin de remontée vers le logiciel Admission Post Bac est opérationnel, depuis la session 2011.

IMPORTANT : Utiliser la dernière version !

La dernière version stable du plugin est disponible dans la rubrique fichiers

Introduction

GEPI est certifié APB, ce qui signifie que les établissements peuvent transférer leurs résultats de GEPI vers Admission Post Bac.

La procédure d'export vers APB impose d'utiliser les nomenclatures SCONET, ce qui n'était pas stocké dans la base GEPI jusqu'à présent. Le dispositif de remontée pour cette année prend la forme d'un plugin qui sera certainement inclus dans l'initialisation de GEPI dans le futur.

L'archivage produit par le plugin sera ensuite exporté dans le module d'export vers APB.

Avertissement

  • Le "module APB" inclus dans GEPI 1.5.3 n'est pas finalisé. Il ne faut pas l'utiliser pour cette année scolaire.
    Si vous utilisez une version 1.5.5 ou supérieure de GEPI, ce module a été désactivé.
  • Il faut utiliser une version de Gepi compatible avec celle du plugin. (1.5.5 pour le plugin 2.15, par ex.)

Installation

  • Pour installer le plugin, décompressez le dossier 'archivageAPB' (contenu dans l'archive téléchargée)
    dans le dossier /mod_plugins de GEPI
    L'arborescence est donc :
    • racine_de_gepi/mod_plugins/archivageAPB/apb_classes.php
    • racine_de_gepi/mod_plugins/archivageAPB/arch.php
    • ...
  • Ensuite, en administrateur, aller dans "Gestion des modules" puis "Gérer les plugins".
  • Sur la ligne archivageAPB, cliquer sur le "NON" de la colonne "Installé".
    Le NON se transforme en OUI : cela installe le plugin.
  • Cliquer ensuite sur le "NON" de la colonne "Ouvert".
    Cela a pour effet de rendre le menu du plugin accessible en page d'accueil des administrateurs et des comptes scolarité.

Mise à jour

  • Commencez par faire une sauvegarde des données depuis le plugin.
  • Pour une mise à jour depuis la version 2.12 ou ultérieure :
    • décompressez le dossier 'archivageAPB' contenu dans l'archive téléchargée dans le dossier /mod_plugins de GEPI,
      en écrasant les fichiers de la version précédente.
    • Ne PAS toucher à la section "gestion des modules", afin de conserver les données déjà rentrées.
  • Si votre version est antérieure à la 2.12, elle est trop ancienne pour être compatible avec l'actuelle.
    Il va donc falloir vider les tables d'archivage APB (et seulement celles-ci),
    pour les reconstruire ensuite avec la nouvelle version.
    Pour cela :
    • installez le nouveau plugin comme indiqué ci-dessus,

    puis, en administrateur, dans "Gestion des modules" / "Gérer les plugins" :

    • cliquer sur le "OUI" de la colonne "Installé" de "archivageAPB" :
      le OUI se transforme en NON : cela supprime les tables du plugin.

    Puis, refaites la manœuvre inverse :

    • NON > OUI pour "installé", puis
    • NON > OUI pour "Ouvert".

1er cas : vous n'avez pas effectué la remontée en 2010-2011 :

Cette partie est optionnelle si vous ne souhaitez pas remonter les notes de première.

Vous devez vous munir des fichiers SCONET suivants pour 2010-2011 (toujours disponibles lors de votre connexion à SCONET) et 2011-2012 :
  • Nomenclature.xml
  • Structures.xml
  • ElevesSansAdresses.xml

Vous devez également posséder une sauvegarde de la base GEPI 2010-2011.

Vous pouvez soit opter de faire remonter les résultats de terminales de cette année seulement, ou bien d'essayer de remonter en plus les résultats de première de l'année passée. Dans le premier cas, sautez le paragraphe suivant : "Archivage des données de l'année passée".

Schéma de la procédure :

GEPI avec base 2009-2010 active -> plugin -> Fichier de sauvegarde -> GEPI avec base 2010-2011 active -> Export APB

Archivage des données de l'année passée

Il faut procéder en plusieurs étapes :

  1. Sur une machine de test, restaurer une sauvegarde de 2010-2011.
  2. Installer le plugin "Archivage APB" (voir ci-dessus).
  3. Une fois le plugin installé, son menu principal est accessible depuis la page d'accueil des administrateurs ou des comptes scolarité.
  4. Dans le plugin, suivre la procédure indiquée (choisir comme année 2010-2011), pour sauvegarder les résultats (de première et) de terminale.
    (À l'étape 4, le choix des disciplines est fastidieux au début, mais le logiciel apprends au fur et à mesure que vous avancez ...)
  5. Récupérer le fichier qui est proposé à la fin de l'export.

Passage des données de l'année dernière dans la base de 2010-2011.

  1. Sur votre serveur avec la base 2010-2011 active, installer le plugin "Archivage APB".
  2. Récupérer le fichier de sauvegarde précédent et l'injecter soit par phpmyadmin (selectionner la base gepi puis "importer") soit dans la page de sauvegarde/restauration de GEPI, en choisissant de restaurer le fichier de sauvegarde produit par le plugin et en cochant la case "Sauvegarde non standard".

Suivre le reste de la procédure ci-dessous pour l'année en cours.

2eme cas : vous n'avez pas effectué la remontée en 2010-2011 :
Export vers APB (1er trimestre)

  1. Dans le plugin, suivre les étapes indiquées (choisir comme année 2011-2012), pour sauvegarder les résultats de terminale de l'année en cours. Il s'agit essentiellement de refaire ce qui a été fait pour l'année précédente. Les résultats vont venir s'ajouter aux précédents dans la base.

À la suite de ce qui vient d'être fait, il vous est proposé d'exporter le fichier vers APB ou de récupérer un fichier de sauvegarde/transfert.

Pour la remontée vers APB, choisir d'exporter l'année 2012, export n°1.
GEPI produit un fichier xml nommé VotreRNE_E1.xml

Les notes de terminales de 2011-2012 vont être prises en compte, avec les résultats de première de 2010-2011 (ou de terminale pour les redoublants).

Vous pouvez maintenant vous connecter sur la plateforme Admission Post Bac et transférer votre fichier.

Export vers APB (2e trimestre)

Après les conseils de classe du 2e trimestre, avant d'effectuer le deuxième export, dans le plugin, après avoir choisi l'année, allez directement à l'étape 5 (archivage des données) afin de prendre en compte les notes et appréciations du 2e trimestre.

Choisir ensuite d'exporter le fichier vers APB, en choisissant comme numéro de l'export : 2.

En fin d'année : Archivage des données.

Lors de l'archivage traditionnel de GEPI, il vous faudra également archiver les données dans le plugin APB, afin de pouvoir exporter les notes de première des futurs élèves de terminale.

- Si aucun nouvel élève est arrivé dans l'établissement, allez directement à l'étape 5 : archivage des données.
- Dans le cas où de nouveaux élèves sont arrivés en cours d'année, il est recommandé de refaire d'abord l'étape 3 : Association des élèves aux MEF de Sconet., suivie de l'étape 5 : archivage des données.

Pour plus de précautions, récupérez le fichier de sauvegarde proposé à la fin de l'archivage. Il servira l'an prochain si vous réinstallez la base GEPI sur un nouveau serveur.