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Adresses des responsables en doublons¶

contexte:¶

Gepi édite par défaut deux exemplaires du bulletin officiel de chaque élève : un pour chacun des parents.

Dans le cas où les deux parents résident ensemble (même adresse postale), Gepi fait des économies, et n'édite qu'un seul bulletin.

Cependant, deux adresses identiques en apparence peuvent être différentes pour Gepi :
il suffit d'un accent, d'une virgule, d'un espace ou même parfois d'une majuscule présents dans l'une et absents de l'autre adresse...

Il faut alors "faire le ménage", dans Sconet d'abord (source de l'information), puis éventuellement dans Gepi.

Dédoublonnage dans Sconet¶

Sconet a l'inconvénient d'enregistrer une adresse par responsable, mais il propose la recopie de l'adresse de l'un pour l'autre parent :

Sconet - base élève : accueil > Fiches élèves > Fiche individuelle :
pour l'élève concerné, onglet "Responsables" > [modifier] un responsable,
sous les champs d'adresse : [Récupérer l'adresse de l'autre responsable légal]

Il faut procéder à cette recopie pour chaque couple de parents pour lesquels Gepi édite deux bulletins :
cela garantira l'identité parfaite des deux adresses, et donc l'édition d'un seul bulletin.

Si les parents changent d'adresse, il faudra modifier leur adresse deux fois dans Sconet (une fois chaque parent),
mais en utilisant l'outil de recopie pour le second.

Nota : Profitons de cette occasion pour signaler l'outil de dédoublonnage des personnes dans Sconet :

Il peut arriver que M. Durand ait deux enfants dans l'établissement, et qu'il soit enregistré deux fois dans Sconet

(une pour chaque enfant).
Il faut alors fusionner les deux Durand, et Sconet propose un outil pour ça :

Sconet - base élèves : accueil > Fiches élèves > Suppression des doublons responsables :
cliquer [chercher] sans renseigner les champs.

On a alors tous les doublons de la base, qu'il s'agit de vérifier.

L'outil propose ensuite de supprimer/remplacer un responsable par l'autre identique.

Après ces opérations de nettoyage, il faut procéder à la mise à jour de Gepi depuis Sconet :

Sconet - base élève : accueil > Exploitation > Exports standard > Exports XML génériques > Export Elèves sans adresse ;
mais surtout : Responsables avec adresses

puis :

Gepi - admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des élèves > Mettre à jour depuis Sconet
 (les élèves, puis les responsables)

Dédoublonnage dans Gepi¶

À l'issue de la mise à jour, les adresses sont "correctement" identiques, et il n'y a rien à faire de plus :
le bulletin d'un élève dont les parents résident à la même adresse ne sera édité qu'une fois.

Cependant, le double enregistrement de deux adresses identiques dans Sconet est reproduit dans Gepi.
Si l'admin veut réduire la taille de sa base Gepi (et la rendre plus "propre"), il peut dédoublonner les adresses à nouveau.

Dans Sconet, le dédoublonnage a pour effet de rendre les deux adresses rigoureusement identiques ;
dans Gepi, cela supprimera l'un des deux enregistrements, et fera pointer les deux parents vers la même adresse qui devient donc unique.

Gepi - admin : accueil > Gestion des bases > Gestion des responsables > Gérer les adresses > Dédoublonner les adresses

astuce :

Il peut arriver dans certaines circonstances que Gepi (ou Sconet) ne "voit" pas une différence (minuscule/majuscule notamment).

Cela peut conduire à un "refus" de mise à jour côté Gepi...

On peut forcer la mise à jour d'une adresse en la modifiant de façon "visible" dans Sconet :

il suffit d'ajouter (ou retrancher) une virgule ("18 rue des Bleuets" devient "18, rue des Bleuets").
Cela permet de se sortir de situations bloquées.