Absences CPE

Une règle générale :

Tout traitement des absences, justifications ... etc doit être fait a posteriori, sinon cela génère des courriers indésirables, et des impossibilités pour les professeurs de faire l'appel.
Exemples :
Un parent téléphone à 7h50 prévenant que son enfant est malade ce jour ... La saisie ne doit surtout pas être faite immédiatement... Mais doit être justifiée le lendemain !
Une sortie est prévue le 7 octobre... La liste doit être conservée et les absences justifiées uniquement le 8.

Traitement d'une absence

Exemple : Un élève Johan X (pour l'exemple) arrive avec un billet d'absence qui constitue un motif
(Est ce que le billet constitue une justification ? C'est à vous de le déterminer... )
Si le créneau de l'absence n'est pas écoulé, attendre l'heure suivante pour effectuer cette opération.
Cliquer sur Gestion Absences, dispenses, retards et infirmerie.
Sélectionner la date dans le calendrier
Pour trouver l'élève, on peut au choix :
  • Sélectionner la classe et ensuite trouver l'absence qui nous intéresse.

  • Faire une recherche sur son nom et parvenir à sa fiche où on peut voir la liste de toutes ses absences en cliquant sur absentéisme non justifié.

En cliquant sur l'absence, on tombe sur la fenêtre suivante :

On peut alors inscrire le motif...

Et l'éventuelle la justification

Attention : Ici, seul le choix Oui constitue une réelle justification au sens de GEPI.
Le choix Par téléphone laisse l'absence dans la liste des absences non justifiées.

SI LES ABSENCES SONT TRAITÉES AINSI (ET A POSTERIORI !), IL N'Y AURA PAS DE COURRIER (FAUX) GÉNÉRÉ

Le bilan des absences au jour le jour

Une source d'information intéressante est le bilan de saisie des absences au jour le jour.
Cette opération devrait être une source d'information très fiable si les enseignants arrivent à saisir correctement leurs absences pendant les cours.
Après la journée, on peut éditer un fichier PDF fournissant un bilan journalier des absences. Voici comment :

Ce bilan peut être au choix imprimé, ou enregistré dans un partage réseau (administratif) prévu à cet effet.

Le bilan des absences sur une période quelconque

Vous pouvez souhaiter extraire ou imprimer des données sur un période différente.
Dans le menu Gestion des absences :

Le messager

C'est une fonctionnalité qui peut être utilisée par le professeur pour envoyer un message au CPE responsable.
Dans l'interface professeurs (que vous ne voyez pas), un enseignant peut laisser un message.

Côté CPE, ces messages arrivent dans le messager.

Le système d'alerte

GEPI possède un système d'alerte qui permet de retrouver les élèves sur des critères différents ... Pour cela, il faut créer des Alertes
Exemple : On veut détecter les élèves qui ont eu plus de 3 absences depuis le 3 septembre.

Choisir les critères : Type, Date et nombre de fois
Remarque : Cette boîte de dialogue n'est pas très réactive, ne pas hésiter à persister ! (Le calendrier ne fonctionne pas)
Une fois les critères remplis, valider. La nouvelle alerte est créée.

Cette alerte est maintenant disponible dans la liste déroulante à gauche.

En cliquant sur le nom de l'élève, on obtient sa fiche.

Impression des courriers

L'interface de gestion des courriers est assez délicate à gérer ... Chaque clic est important. Manifestement, le programmeur n'a pas cherché une interface claire et le choix de certains termes est discutable (ainsi que l'orthographe). Ceci dit, elle permet de gérer l'essentiel.
En voici une présentation succincte.
Lorsqu'on clique sur Impression dans le menu Gestion Absences, dispenses ... etc, on obtient l'écran suivant :

Sous Firefox, le fichier PDF apparaît alors dans un nouvel onglet ... Il ne reste plus qu'à l'imprimer !
Remarque : Après Génération du fichier PDF, il faut absolument actualiser la page ! Cela se fait par la touche F5 sous Firefox
La ligne Elsa XXX se transforme alors ainsi :

*Depuis la révision rev 3716 de GEPI 1.5.2, des modifications de Nicolas Lebrun ont été intégrées dans la page impression_absences.php.

Comme vous pouvez le voir sur l'image ci-dessous, 4 boutons ont été ajoutés dans la liste des courriers, cela en fait donc 5 maintenant.*

Ces boutons agissent sur les courriers cochés...

Dans l'ordre affiché :

  • Le premier bouton permet d'effacer des courriers. Attention à l'emploi de ceci, même si cela semble nécessaire à court terme ! En outre, cela peut être utile pour les longues absences d'ores et déjà justifiées...
  • Le second permet d'assembler tous les courriers non encore envoyés qui concernent un élève. exemple : Toto a été absent lundi et mardi, il se peut qu'il y ait 2 courriers pour Toto. On coche alors les courriers ( on peut le faire pour tous ) et on assemble. Il n'aura plus qu'un seul courrier pour Toto qui contiendra les 2 absences.
  • Le troisième bouton permet de réinitialiser des courriers (on les repasse "En attente")... Cela peut être utile en vue de les rassembler, pour procéder à un nouvel envoi groupé.
  • Le quatrième bouton n'a pas changé ... Il s'agit de générer le fichier pdf des courriers.
  • Le cinquième bouton permet de passer les courriers envoyés en "Réponse Reçue".

    La réponse des parents :

    Lors de la réponse des parents, il faut procéder ainsi :

Le statut de la réponse passe alors à "Reçu"

Attention ! Le traitement n'est pas terminé... Il faut encore justifier l'absence.
Cliquer sur Retour avec le troisième bouton de la souris, rechercher l'absence dans un nouvel onglet... et effectuer la justification !(Voir début du document)
Dès lors le courrier disparaitra complètement !

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