Gepi

h1. Gestion du module Abs2

+Attention, le module d'absence et l'emploi du temps étant liés, il faut veiller à bien renseigner les créneaux horaires dans le module EDT.+

Une fois connecté en administrateur sur la page d'accueil de Gepi, aller à la page

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Gestion des modules >> Absences 2

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h2. Gestion par les CPE

* Activer le module en cochant l'option correspondante

* Indiquer l'adresse mail de gestion des absences : si rien n'est indiqué ici, c'est l'adresse en *ce.RNE@ac-monacademie.fr* qui sera utilisée par défaut.

Par défaut, un CPE ne peut saisir les absences que des classes dont il a la responsabilité. Pour des raisons propres aux établissements, les CPE peuvent être amenés à saisir les absences de tous les élèves ; il faut alors aller dans :

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Gestion générale >> Droits d'accès

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puis cliquer sur *CPE* et cocher *a le droit d'accéder à toutes les classes pour saisir les absences*

Dans cette configuration, toute personne ayant le statut CPE (assistants d'éducation par exemple) peut saisir et traiter les absences de tout l'établissement.

h2. Saisie des absences par les professeurs

* Vous pouvez ici activer ou désactiver le module en cochant la bonne option

* On peut ensuite donner diverses restrictions concernant la saisie des absences

h2. Envoi des SMS

Vous pouvez activer l'envoi de SMS en cochant la case _ad hoc_: si c'est le cas, il faudra ensuite choisir un prestataire et indiquer le login et le mot de passe qu'il aura fourni.

*Ne pas oublier d'enregistrer les options sélectionnées*

h2. Configuration des saisies

Il y a 4 cas à considérer qui donneront lieu à des traitements différents. Il y a à chaque fois une case à cocher :

* Dans le cas d'une saisie sans type, considérer que l'élève ne manque pas à ses obligations (Donc ces saisies ne seront pas comptées dans les bulletins).

* Dans le cas d'une saisie avec plusieurs types contradictoires, considérer que l'élève ne manque pas à ses obligations (Donc ces saisies ne seront pas comptées dans les bulletins).

* Dans le cas d'une saisie sans type, considérer que l'élève est par défaut sous la responsabilité de l'établissement.

* Dans le cas d'une saisie avec plusieurs types contradictoires, considérer que l'élève est par défaut sous la responsabilité de l'établissement.

Pour l'inscription sur le bulletin, on peut définir la durée minimum des absences considérées comme des retards.

h2. Configuration avancée

Vous pouvez définir ici :

* les types d'absences : *Attention, l'association type <-> saisie implique obligatoirement un traitement de la saisie. Il est souhaitable de limiter au maximum les possibilités de saisies du statut _professeur_ afin d'éviter les traitements multiples. C'est ensuite la vie scolaire qui traitera les saisies des enseignants.*

Dans les _Types par défaut_, il existe un type _Prévoir cantine_ qui, s'il est présent, permettra aux enseignants, cpe, scolarité de saisir lors de l'appel, les élèves qui mangent au restaurant scolaire.

* les motifs d'absences

* les justifications

Dans chacun des cas, vous pouvez installer les options définies _par défaut_ et/ou définir vos propres options. On peut comme ceci adapter le module au fonctionnement de chaque établissement.

Vous pouvez également créer vos propres modèles de documents pour le module d'absences : le tableau d'extraction des 1/2 journées d'absences, le tableau d'extraction des saisies d'absences, le modèle de lettre aux parents, le modèle du courriel envoyé aux parents et le modèle de SMS envoyé aux parents

h2. Impression des absences sur les bulletins

Pour activer/désactiver cette possibilité :

* Pour les bulletins html : Bulletins scolaires > Paramètres d'impression des bulletins --> cocher/décocher "Afficher les données sur les absences".

* Pour les bulletins PDF : Bulletins scolaires > Paramètres d'impression des bulletins > Paramètres d'impression des bulletins PDF --> activer/désactiver "Cadre Absences/CPE pour les bulletins".

h2. Suppression d'un élèves des listes d'appel

Lorsqu'un élève qui l'établissement en cours d'année, il faut le faire "disparaître" des listes d'appel sans pour autant le supprimer complètement de GEPI. Pour cela il y a deux solutions :

* Le sortir dans Sconet puis faire une mise à jour des données élèves/responsables à l'aide des fichiers XML de Sconet/STS (ElevesSansAdresses.xml ou ElevesSansAdresses.xml et 'ResponsablesAvecAdresses.xml sont récupérés à partir de Sconet)

* Le sortir manuellement en replissant sa date de sortie de l'établissement en faisant : Accueil > Administration des bases > Gestion des élèves. On choisi alors l'élève concerné et on rempli "Date de sortie de l'établissement"